FOTO: FREEPIK
Neprofitne organizacije koje su obveznice vođenja dvojnog knjigovodstva obvezne su obaviti samoprocjenu učinkovitog i djelotvornog funkcioniranja sustava financijskog upravljanja i kontrola za 2025. godinu. Tu obvezu propisuje Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija[1] (čl. 4. st. 1. Zakona) i mora se obaviti do 2. travnja ove godine.
Obveznice su i novoosnovane neprofitne organizacije bez obzira na visinu godišnjeg prihoda i vrijednost imovine koju imaju, prve tri godine od osnivanja.
Samoprocjenu nisu obvezne provoditi neprofitne organizacije koje vode jednostavno knjigovodstvo te one koje dvojno knjigovodstvo vode „dobrovoljno“ (nisu donijele odluku o vođenju jednostavnog knjigovodstva i primjeni novčanog računovodstvenog načela, iako udovoljavaju uvjetima iz Zakona za vođenje jednostavnog knjigovodstva).
Neprovođenje samoprocjene smatra se prekršajem i neprofitna organizacija može biti kažnjena novčanom kaznom u iznosu od 660,00 do 26.540,00 eura.
Provođenje samoprocjene
Samoprocjena se provodi popunjavanjem Upitnika o funkcioniranju sustava financijskog upravljanja i kontrola (u nastavku: Upitnik)[2].
Obrazac Upitnika sadrži 35 pitanja iz područja planiranja, izvršavanja i računovodstva, uključujući dio s provjerom procedura financijskog poslovanja te izvještavanja. Na pitanja je moguće dati potvrdan (DA), djelomično potvrdan (DJELOMIČNO) i negativan odgovor (NE).
Za odgovor na određeno pitanje nije potrebno provoditi provjere na uzorku, niti sastavljati bilješke ili radne papire. Odgovori se unose u odgovarajući stupac u Upitniku upisom oznake "X". Ako pitanje nije primjenjivo na obveznika, oznaka "X" stavlja se u stupac N/P (nije primjenjivo). Na sva se pitanja iz Upitnika mora odgovoriti upisivanjem oznake "X" u odgovarajući stupac.
Upitnik se može preuzeti na internetskoj stranici Ministarstva financija: https://mfin.gov.hr/istaknute-teme/neprofitne-organizacije/institucionalni-okvir/117?trazi=1&=&page=2 .
Detaljnije o samoprocjeni možete pročitati u TEB-ovom časopisu Financije, pravo i porezi br. 3/2024 u članku N. Bičanić: Samoprocjena sustava financijskog upravljanja i kontrola.
Kontrolni postupci kod odobravanja knjigovodstvenih isprava koji se testiraju Upitnikom
U prošlom broju TEB-ovog Poslovnog infa pojašnjeno je što je likvidatura knjigovodstvenih isprava. U nastavku se pojašnjavaju kontrolni postupci koji se testiraju Upitnikom, a koje svaka neprofitna organizacija treba imati utvrđene u okviru postupka odobravanja knjigovodstvenih isprava.
- Prilikom isporuke opreme/izvođenja radova obavljene su sve potrebne provjere:
- da je oprema je isporučena/radovi izvedeni na način utvrđen ugovorom,
- da je oprema isporučena/radovi izvedeni u skladu s vremenskim rokovima iz ugovora,
- da je oprema isporučena/radovi izvedeni u skladu sa zahtjevima količine i kvalitete iz ugovora,
- da je oprema isporučena/radovi izvedeni na lokacijama koje su navedene u ugovoru,
- da je oprema isporučena/radovi su izvedeni prema opisu iz ugovora,
- da je oprema isporučena/radovi su izvedeni sukladno nacrtima, analizama, modelima, uzorcima iz ugovora;
- Prilikom preuzimanja robe utvrđuje se količina, stanje i kvaliteta zaprimljene robe i o toj provjeri ostavlja pisani trag - na primci, otpremnici i/ili drugom odgovarajućem dokumentu. Postupak provjere obavlja skladištar (ako se roba skladišti) ili neka druga osoba zadužena za zaprimanje robe i o obavljenoj provjeri na knjigovodstvenoj ispravi stavlja svoj potpis.
- Za sve primljene usluge potrebno je sastaviti izvještaj o obavljenoj usluzi odnosno drugu vrstu pisanog odobrenja ili dokumentacije kojom se potvrđuje izvršenje usluge.
- Primjerice, ako se radi o ulaznom računu za najam dvorane radi održanog predavanja, na računu za najam je dovoljno napisati da je prostor korišten dana ____________(upisati datum) i osoba koja to izjavljuje stavlja svoj potpis.
- Primjerice, ako se radi o usluzi koja je obavljena na temelju zaključenog ugovora o djelu, na sam ugovor o djelu treba staviti napomenu da je osoba „AB“ izvršila posao prema ugovoru o djelu u veljači 2025. (ili konkretnog dana i sl.) (ili izraditi poseban dokument – izvještaj o obavljenoj usluzi) i osoba koja to izjavljuje stavlja svoj potpis.
- Za izvedene građevinske radove primljena je privremena odnosno konačna obračunska situacija izvođača radova, koju odobrava osoba odnosno tijelo koje nadzire i odobrava radove.
- Osoba odgovorna za kontrolu isprava za svaki ulazni (primljeni) račun treba provjeriti sadrži li detaljnu specifikaciju roba/usluga/radova koje odgovaraju opisu i specifikaciji roba/usluga/radova definiranih narudžbenicom odnosno ugovorom. Nakon obavljene provjere, ta osoba stavlja svoj potpis koji označava da je provjera obavljena i da potvrđuje da je nabava obavljena u skladu s narudžbom, koja je bila odobrena i za koju su bila osigurana sredstva u financijskom planu.
- Prilikom likvidature za svaki račun treba obaviti matematičku kontrolu ispravnosti iznosa koji je zaračunan, i na računu naznačiti da je ta kontrola obavljena.
- Osoba odgovorna za kontrolu isprava za svaki ulazni (primljeni) račun treba provjeriti jesu li na zaprimljenim računima navedeni svi elementi računa u skladu sa zakonskim i podzakonskim propisima, i na računu naznačiti da je ta kontrola obavljena.
Iz navedenog se može zaključiti da bi svaka neprofitna organizacija trebala imati pisanu proceduru za obradu i evidenciju knjigovodstvenih isprava (ulaznih i izlaznih računa, obračuna, primki itd.) koja jasno definira:
- tko i na koji način izdaje i kontrolira (odobrava) izlazne račune,
- tko i na koji način preuzima robu/radove/usluge, koji se dokumenti tom prilikom sastavljaju/ovjeravaju/ispunjavaju, tko i na koji način provjerava vrstu, količinu i kvalitetu robe/radova/usluga jesu li u skladu s naručenim/ugovorenim, je li isporuka primljena u ugovorenom vremenu,
- tko zaprima ulazne račune i odobrava ih za knjiženje i plaćanje,
- što podrazumijeva likvidatura knjigovodstvenih isprava (koje provjere) te
- na koji način se ostavlja pisani trag o provedenoj likvidaturi.
Kada je, primjerice, pisanom procedurom određeno da likvidatura ulaznog računa podrazumijeva sljedeće provjere:
- jesu li na ulaznom računu navedeni svi elementi računa u skladu sa zakonskim i podzakonskim propisima,
- je li za svaki račun obavljena matematička kontrola ispravnosti iznosa koji je zaračunan ili
- sadrži li račun detaljnu specifikaciju roba/usluga/radova koje odgovaraju opisu i specifikaciji roba/usluga/radova definiranih narudžbenicom odnosno ugovorom, i dokumentaciji o zaprimljenoj robi/radovima/usluzi itd.,
a osoba koja je obavila likvidaturu je na račun stavila svoj potpis, taj potpis predstavlja oznaku da su obavljene sve obvezne provjere propisane tom procedurom.
[1] Nar. nov., br. 121/14 i 114/22; u nastavku: Zakon
[2] Upitnik se nalazi u prilogu Pravilnika o sustavu financijskog upravljanja i kontrola i izradi i izvršavanju financijskih planova neprofitnih organizacija (Nar. nov., br. 119/15 i 134/22)
Za sva dodatna pitanja slobodno nam se obratite putem TEB-ovog telefonskog savjetničkog servisa.
----------
Osigurajte jednostavnu, brzu i praktičnu primjenu računovodstvenih, poreznih i ostalih propisa u praksi kroz neograničeno telefonsko savjetovanje, popuste na TEB-ovim seminarima i webinarima, stručne, aktualne i praktične članke, jedno pisano mišljenje i ostale pogodnosti. Detaljne informacije o svim pogodnostima koje ostvarujete odabirom TEB-ovog sustava usluga i pretplatom na časopis „Financije, pravo i porezi“ pogledajte na:
