FOTO: FREEPIK
Knjigovodstvena isprava je pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni i služi kao podloga za evidentiranje poslovnih promjena u poslovne knjige te za kontrolu izvršenja poslovne promjene. Knjigovodstvena isprava može biti pisani dokument ili elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju.
Knjigovodstvene isprave nisu sve poslovne isprave. Knjigovodstvene isprave su one isprave koje su sastavljene na temelju poslovne promjene/događaja koji je ▪ stvarno nastao ▪ može se izraziti u novčanom obliku i ▪ izaziva promjene stanja imovine, obveza, izvora vlasništva, prihoda ili rashoda.
Knjigovodstvena isprava u pravilu se sastavlja u mjestu i u vrijeme nastanka poslovnog događaja, osim onih koje se sastavljaju u računovodstvu (to su primjerice obračuni plaća i naknada plaća i sl.).
Što je likvidatura?
Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (Nar. nov., br. 121/14 i 114/22; u nastavku: Zakon) propisuje da se knjiženje i evidentiranje poslovnih događaja u poslovnim knjigama temelji na vjerodostojnim, istinitim, urednim i prethodno kontroliranim knjigovodstvenim ispravama.
Vjerodostojna je ona knjigovodstvena isprava koja potpuno i istinito odražava nastali poslovni događaj, a uredna kada se iz nje nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja i njezin materijalni sadržaj, što znači narav, vrijednost i vrijeme nastanka poslovnog događaja povodom kojeg je sastavljena.
Iako Zakonom nije propisano da je odgovorna osoba neprofitne organizacije ili osoba koju ta osoba ovlasti dužna svojim potpisom odnosno elektroničkim potpisom ovjeriti vjerodostojnost knjigovodstvene isprave, smatramo da je na knjigovodstvenoj ispravi koja je temelj za unos podataka u poslovne knjige potreban neki pisani trag o obavljenoj kontroli - likvidaturi (odobrenju isprave za knjiženje), a to može biti potpis, memorirana šifra ovlaštenja za transakciju ili sl. osobe koja je tu kontrolu obavila. U protivnom se ne može razlikovati likvidirana knjigovodstvena isprava od nelikvidirane.
Likvidatura knjigovodstvene isprave podrazumijeva obavljanje kontrole njene:
- formalne ispravnosti,
- računske ispravnosti i
- materijalne ispravnosti (utvrđuje se dokazuje li isprava i opisuje li poslovni događaj koji se dogodio i na temelju kojeg je ispostavljena).
Kontrola formalne ispravnosti znači provjeru sadrži li isprava podatke koje kao obvezne propisuju određeni propisi te sve druge važne podatke (naziv isprave, podatke o pravnim osobama, datume, iznose itd.).
Računska ispravnost podrazumijeva točnost računskih operacija sadržanih u ispravi, a materijalna ispravnost očituje se u tome da isprava dokazuje i opisuje poslovni događaj koji se dogodio i na temelju kojeg je ona ispostavljena.
Knjigovodstvena isprava koja je kontrolirana mora biti takva da neutralna stručna osoba koja nije sudjelovala u poslovnoj promjeni može iz nje nedvojbeno zaključiti i bez ikakvih sumnji saznati prirodu obavljene poslovne promjene.
Ako knjigovodstvena isprava ne udovoljava navedenim zahtjevima, nije valjana podloga za unos podataka u poslovne knjige.
- Kada se primjerice radi o nabavi nefinancijske imovine, kontrola podrazumijeva povezivanje ulaznog računa s drugim dokumentima, primjerice s otpremnicom dobavljača o izvršenoj isporuci, primkom neprofitne organizacije ili zapisnikom o preuzimanju, narudžbenicom odnosno ugovorom o nabavi - s dokumentima na temelju kojih je nabava inicirana i odobrena kod neprofitne organizacije. Prema podacima iz narudžbenice odnosno ugovora obavlja se kontrola jesu li primljeni predmeti fakturirani prema ugovorenoj cijeni te koja količina je naručena i trebala biti isporučena. Ako je roba primljena u količini različitoj od naručene ili različitoj od navedene na računu ili je roba neodgovarajuće kvalitete, račun se ne može likvidirati niti evidentirati odnosno moraju se ispostaviti drugi/dodatni dokumenti.
Ovjera obavljene likvidature
Nakon obavljene kontrole, osoba koja je ovlaštena za kontrolu svojim potpisom na ispravi (ili memoriranom šifrom ovlaštenja za transakciju) jamči da je dokumentacija istinita i da realno prikazuje poslovnu promjenu/transakciju.
U sljedećem broju TEB-ovog Poslovnog infa pojasnit će se provjere knjigovodstvenih isprava koje se testiraju Upitnikom o funkcioniranju sustava financijskog upravljanja i kontrola (u nastavku: Upitnik). Naime, za neprofitne organizacije koje su obveznice vođenja dvojnog knjigovodstva zakonska je obveza obavljanje samoprocjene učinkovitog i djelotvornog funkcioniranja sustava financijskog upravljanja i kontrola za svaku poslovnu godinu (čl. 4. st. 1. Zakona). Samoprocjena se provodi popunjavanjem tog Upitnika[1].
[1] Upitnik se nalazi u prilogu Pravilnika o sustavu financijskog upravljanja i kontrola i izradi i izvršavanju financijskih planova neprofitnih organizacija (Nar. nov., br. 119/15 i 134/22)
Za sva dodatna pitanja slobodno nam se obratite putem TEB-ovog telefonskog savjetničkog servisa.
----------
Osigurajte jednostavnu, brzu i praktičnu primjenu računovodstvenih, poreznih i ostalih propisa u praksi kroz neograničeno telefonsko savjetovanje, popuste na TEB-ovim seminarima i webinarima, stručne, aktualne i praktične članke, jedno pisano mišljenje i ostale pogodnosti. Detaljne informacije o svim pogodnostima koje ostvarujete odabirom TEB-ovog sustava usluga i pretplatom na časopis „Financije, pravo i porezi“ pogledajte na:
Natrag