Prema odredbama Zakona o PDV-u, računi se mogu izdavati i slati na papiru ili u elektroničkom obliku ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. Suglasnost za prihvaćanje računa u elektroničkom obliku primatelj daje u pisanom obliku ili dogovorom o obradi ili plaćanju primljenog računa.
Radi optimizacije troškova poslovanja, u praksi se uglavnom izbjegava slanje računa u papirnatom obliku poštom te računi učestalo pretvaraju u neki elektronički oblik i šalju kupcima elektroničkom poštom, bez elektroničkog potpisa i ugrađenog vremenskog žiga (u nastavku: skenirani računi).
U takvim situacijama postavlja se pitanje smatraju li se skenirani računi ujedno i računima koji su sukladni Zakonu o PDV-u?
Izdavanje i zaprimanje računa u elektroničkom obliku, uređeno je čl. 80. Zakona o PDV-u i čl. 161. Pravilnika o PDV-u.
Kako bi se račun u elektroničkom obliku smatrao računom u smislu Zakona o PDV-u, vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa mora biti osigurana od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. Porezni obveznik može odabrati način na koji će osigurati navedena tri kriterija. To se može ostvariti pomoću elektroničke razmjene podataka (EDI) ili naprednog elektroničkog potpisa ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga. Vjerodostojnost podrijetla se osigurava na način da se može nedvojbeno utvrditi identitet izdavatelja računa, a cjelovitost sadržaja podrazumijeva da sadržaj računa nije izmijenjen do kraja razdoblja za pohranu računa.
Osiguranje vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja može se ostvariti pomoću naprednog elektroničkog potpisa ili elektroničke razmjene podataka (EDI) ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga. Navedeni primjeri ne ograničavaju primjenu drugih tehnologija ili procedura, ako oni ispunjavaju uvjete za osiguranje vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitosti sadržaja i čitljivosti računa.
Kako bi se račun smatrao računom u elektroničkom obliku treba biti izdan, ali i zaprimljen u bilo kojem elektroničkom formatu. To se odnosi na račune kao strukturirane poruke (kao što je XML) ili druge vrste elektroničkih formata (kao što je elektronička pošta s dokumentom u PDF-u u prilogu ili faks primljen u elektroničkom formatu, a ne na papiru). Računi u elektroničkom obliku mogu biti poslani i primljeni u jednom formatu, a zatim konvertirani u neki drugi format.
Međutim, računi izrađeni na papiru, skenirani, poslani i zaprimljeni elektroničkom poštom mogu se smatrati računima u elektroničkom obliku, ako je osigurana vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa.
Vjerodostojnost podrijetla znači osiguranje identiteta isporučitelja ili izdavatelja računa. Isporučitelj mora moći potvrditi da je stvarno izdao račune ili da su oni izdani u njegovo ime, a porezni obveznik koji prima isporuku mora potvrditi da je primljeni račun od isporučitelja ili izdavatelja.
Cjelovitost sadržaja znači da sadržaj utvrđen u skladu sa Zakonom o PDV-u i Pravilnikom o PDV-u nije izmijenjen. Nepromjenjivost sadržaja računa (cjelovitost sadržaja) ne odnosi se na format računa u elektroničkom obliku. Ako sadržaj računa nije izmijenjen, format sadržaja može se konvertirati u druge oblike.
Metoda poslovne kontrole je proces kojim porezni obveznik kreira, provodi i ažurira potrebnu razinu sigurnosti u identitet isporučitelja ili izdavatelja računa (vjerodostojnost podrijetla), nepromjenjivost podataka o PDV-u (cjelovitost sadržaja) i čitljivost računa od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu. Jedan od primjera kontrole poslovanja je i uparivanje popratne dokumentacije.
Uvažavajući naprijed navedeno, mišljenja smo da je kod ispostavljanja skeniranih računa upitno zadovoljavanje kriterija vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti računa.
Bez obzira što kod skeniranih računa primatelj računa nije u mogućnosti nedvojbeno potvrditi identitet isporučitelja ili izdavatelja računa (za razliku od elektroničkih računa potpisanih elektroničkim potpisom i s ugrađenim vremenskim žigom), mišljenja smo da bi se kriterij vjerodostojnosti podrijetla skeniranog računa mogao zadovoljiti nekom od prethodno navedenih metoda poslovne kontrole (npr. uparivanjem popratne dokumentacije).
Što se tiče kriterija cjelovitosti računa, mišljenja smo da kod primitka skeniranih računa ovaj kriterij nije zadovoljen. Na primjer, ako račun nije potpisan elektroničkim potpisom s ugrađenim vremenskim žigom, podatke na takvom računu je relativno lako izmijeniti bez ikakvog saznanja ili elektroničkog dokaza da je to i učinjeno. U tom smislu, uvjet nepromjenjivosti podataka, odnosno kriterij cjelovitosti računa, kod skeniranog računa nije osiguran.
Prema tome, radi činjenice da kod skeniranih računa nisu kumulativno ispunjena sva tri propisana kriterija, mišljenja smo da se oni ne mogu smatrati elektroničkim računima u smislu Zakona o PDV-u.
Što to znači za poreznog obveznika primatelja skeniranih računa i kako postupati u takvim situacijama?
Prvo i osnovno uputno bi bilo upozoriti dobavljače na gore navedeno te zahtijevati da se računi ispostavljaju ili na papiru i dostavljaju poštom ili kao elektronički računi sukladno odredbama Zakona o PDV-u. Ako dobavljači nakon upozorenja i nadalje nastave ispostavljati skenirane račune, porezni obveznik, osim promjene dobavljača, nema drugog izbora nego takve račune prihvatiti i evidentirati u poslovnim knjigama.
U tom smislu podsjećamo da su obveznici Zakona o računovodstvu dužni provesti kontrolu vjerodostojnosti ulaznih računa kroz tzv. postupak likvidature, i to na način da osoba koja je odgovorna za kontrolu njihove vjerodostojnosti provjeri i potvrdi da je račun formalno, računski i materijalno ispravan. Na primjer, ima li račun sve propisane elemente iz čl. 79. Zakona o PDV-u i čl. 8. st. 3. Zakona o računovodstvu, jesu li podaci na računu matematički točni, te je li isporuka dobara/usluga zaista i obavljena. Nakon što se provede postupak likvidature, mišljenja smo da nema zapreke da se i tako primljeni račun evidentira u poslovnim knjigama primatelja.
S druge strane, radi činjenice da skenirani računi nisu izdani sukladno odredbama Zakona o PDV-u, u postupku poreznog nadzora postoji mogućnost osporavanja prava na odbitak pretporeza kod primatelja, ali i prekršajnih kazni za izdavatelja skeniranih računa.
Znate li da nakon što se pretplatite na TEB-ov časopis „Financije, pravo i porezi“ OSTVARUJETE PRAVO NA NEOGRANIČEN BROJ BESPLATNIH TELEFONSKIH KONZULTACIJA (BEZ DOKUPA MINUTA) s TEB-ovim savjetnicima svaki radni dan od 8,00 do 14,00 sati?
Pretplatu na TEB-ov časopis „Financije, pravo i porezi“ možete naručiti na sljedećoj poveznici Naruči svoj primjerak FIP-a.
Natrag