Opći poreznim zakonom je propisano (čl. 66. st. 3.) da se knjigovodstvene isprave, primjerice računi, koje su izrađene na papiru mogu pretvoriti u elektronički zapis, ako se osigura vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost od trenutka pretvorbe do kraja razdoblja propisanog za čuvanje knjigovodstvene isprave. Vjerodostojnost podrijetla osigurava se na način da se može nedvojbeno utvrditi identitet izdavatelja knjigovodstvene isprave. Cjelovitost sadržaja podrazumijeva da sadržaj knjigovodstvene isprave nije izmijenjen do kraja razdoblja za pohranu knjigovodstvene isprave. Čitljivost knjigovodstvene isprave znači da je knjigovodstvena isprava takva da se može pročitati te mora takva i ostati sve do kraja razdoblja za pohranu iste.
Tretman poslovne dokumentacije reguliran je i Zakonom o računovodstvu (u nastavku: ZOR), pa je tako u čl. 10. st. 5. propisano da poduzetnik može knjigovodstvene isprave koje čuva u izvornom pisanom obliku pretvoriti u elektronički zapis, ako to nije protivno drugim propisima i ako se time ne umanjuje njihova vjerodostojnost i dokazna snaga.
Postupci pretvorbe knjigovodstvene isprave iz pisanog oblika u elektronički oblik, te obrnuto iz elektroničkog u papirnati oblik pojašnjeni su:
- Pravilnikom o provedbi Općeg poreznog zakona (Nar. nov., br. 45/19) i
- Pravilnikom o pretvaranju knjigovodstvenih isprava koje se čuvaju u izvornom pisanom obliku u elektronički zapis (Nar. nov., br. 76/19), koji je donesen temeljem ZOR-a.
Navedeni Pravilnici jednoznačno reguliraju postupak pretvorbe knjigovodstvenih isprava, te je potonjim propisano da se u postupku nadzora računovodstvenih poslova poduzetnika propisanom ZOR-om, na oblik, sadržaj, rok i način dostave poslovnih knjiga, evidencija, izvješća i drugih podataka koji se čuvaju u elektroničkom obliku primjenjuju odredbe propisa koji uređuju porezni postupak.
Elektronička kopija knjigovodstvene isprave koja je pretvorena u drugi oblik smatra se elektroničkim zapisom. Elektronički zapis knjigovodstvene isprave mora biti dostupan na zahtjev poreznog tijela.
Pretvorba knjigovodstvene isprave iz elektroničkog u papirnati oblik
Ako se knjigovodstvena isprava, koja je izvorno kreirana na nositelju elektroničkog zapisa, ispisuje na papir, elektronički zapis pretvara se u papirnati oblik u kojem slučaju je potrebno papirnatom obliku knjigovodstvene isprave osigurati vjerodostojnost podrijetla.
Smatrat će se da je osigurana vjerodostojnost podrijetla ako je knjigovodstvena isprava u papirnatom obliku istovjetna ispravi u elektroničkom obliku i ako se može metodom poslovne kontrole takvu ispravu povezati s isporukom dobra ili usluge (čl. 23. Pravilnika o provedbi OPZ-a).
Pretvorba knjigovodstvene isprave iz papirnatog u elektronički oblik
Pretvorbe knjigovodstvene isprave izvorno nastale u papirnatom obliku u elektronički oblik obavlja porezni obveznik ili osoba koja za poreznog obveznika vodi poslovne knjige pomoću informacijskog sustava koji omogućuje da se pretvorba iz papirnatog u elektronički oblik obavi na uređen i provjerljiv način. Porezni obveznik ili osoba koja za poreznog obveznika vodi poslovne knjige mora unutarnjim pravilima utvrditi način pretvorbe knjigovodstvene isprave iz papirnatog u elektronički oblik.
Informacijski sustav koji se koristi za pretvorbu knjigovodstvene isprave iz papirnatog u elektronički oblik treba generirati i pohraniti informacije o samoj pretvorbi u opsegu, koji omogućuje da se utvrdi:
- tko je i kada obavio pretvorbu isprave,
- kojim softverom je pretvorba obavljena.
Podaci trebaju biti jednoznačno logički povezani s elektroničkim zapisom isprave ili ugrađeni u njega, te zaštićeni od izmjena i dostupni radi provjere podrijetla elektroničke kopije isprave. Iznimno, pretvorba knjigovodstvene isprave izvorno kreirane u papirnatom obliku priznat će se za porezne svrhe i u slučaju ako pretvorbu iz papirnatog u elektronički oblik obavi porezni obveznik primjenom informacijskog sustava za koji ima potvrdu o sukladnosti informacijskog sustava za pretvorbu dokumentacije iz papirnatog u elektronički oblik ili ako je za poreznog obveznika obavi pravna ili fizička osoba primjenom informacijskog sustava za koji ima potvrdu o sukladnosti informacijskog sustava za pretvorbu dokumentacije iz papirnatog u elektronički oblik, sukladno propisima kojima se uređuju arhivsko gradivo i arhivi (čl. 24. st. 4. Pravilnika o provedbi OPZ-a).
Primjena navedene odredbe o mogućnosti da se pretvorba knjigovodstvene isprave izvorno kreirane u papirnatom obliku priznaje i u slučaju da pretvorbu obavi treća strana - porezni obveznik koji ima potvrdu o sukladnosti informacijskog sustava za pretvorbu dokumentacije iz papirnatog u elektronički oblik, odgađa do dana stupanja na snagu provedbenih propisa iz čl. 53. st. 1. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, kako bi bila u potpunosti funkcionalna.
Poduzetnik može knjigovodstvene isprave koje čuva u izvornom pisanom obliku pretvoriti u elektronički zapis, ako se time ne umanjuje njihova vjerodostojnost i dokazna snaga.
Istovjetnost izvornika i pretvorene knjigovodstvene isprave
Knjigovodstvena isprava pretvorena na način propisan čl. 23. i 24. Pravilnika o provedbi OPZ-a smatra se istovjetnom izvorniku i ima pravnu snagu prema trećim osobama kao izvornik, osim isprava za koje je drugim propisima određena obveza čuvanja u izvorniku. Teret dokazivanja istovjetnosti pretvorene isprave s izvornikom snosi porezni obveznik.
Način osiguravanja cjelovitosti i čitljivosti
Elektronički zapis knjigovodstvene isprave i pripadajući podaci o pretvorbi pohranjuju se u informacijskom sustavu koji pruža primjerenu razinu zaštite od zloćudnog softvera, neovlaštenog pristupa podacima sustavu i gubitka podataka te osigurava cjelovitost sadržaja i čitljivost do isteka roka čuvanja knjigovodstvene isprave u skladu s posebnim propisima. Ako se izvornik knjigovodstvene isprave, koja je pretvorena u elektronički oblik, uništava prije isteka propisanoga roka čuvanja iste, postupak pretvorbe i elektroničkog arhiviranja treba biti proveden na način koji osigurava da su elektronički podaci zaštićeni od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka. Elektronički zapis knjigovodstvene isprave mora biti dostupan na zahtjev poreznog tijela.
Znate li da nakon što se pretplatite na TEB-ov časopis „Financije, pravo i porezi“ OSTVARUJETE PRAVO NA NEOGRANIČEN BROJ TELEFONSKIH KONZULTACIJA (BEZ DOKUPA MINUTA) s TEB-ovim savjetnicima svaki radni dan od 8,00 do 14,00 sati?
Pretplatu na TEB-ov časopis „Financije, pravo i porezi“ možete naručiti na sljedećoj poveznici Naruči svoj primjerak FIP-a.
Natrag