FOTO: PIXABAY
Sve je više poziva naših pretplatnika u vezi arhiviranja eRačuna, a razlog tome je svakako najavljena primjena projekta Fiskalizacija 2.0 koji bi trebao biti implementiran i u primjeni od 1.1.2026., ali i najave pojedinih informacijskih posrednika o brisanju tzv. eArhive onih subjekata koji s tim informacijskim posrednikom nemaju ugovorenu i uslugu elektroničkog arhiviranja.
Iako pitanje iz naslova ovog članka nekima možda zvuči smiješno ili besmisleno, smatramo da na njega treba dati jasan odgovor. Mišljenja smo da odgovor na to pitanje treba najprije potražiti u odredbama relevantnih propisa. Nakon toga, svatko za sebe treba odlučiti na koji način će te odredbe primijeniti u svom poslovanju, vodeći se vlastitim interesima, praksama i strategijama.
Prema tome, ako čuvanje eRačuna na papiru nije zakonski zabranjeno, mišljenja smo da svaki porezni obveznik (poduzetnik), koji to iz nekog razloga želi, može eRačune pretvarati u papirnati oblik i u takvom obliku ih i arhivirati.
Pa idemo kratko pogledati što o tome „kažu“ propisi?
Odredbom čl. 10. st. 1. Zakona o računovodstvu (Nar. nov., br. 85/24 i 145/24) propisano je da se knjigovodstvene isprave, pa tako i računi, čuvaju kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.
Odredbom čl. 82. st. 2. Zakona o PDV-u (Nar. nov., br. 73/13 - 152/24) propisano je da se računi mogu čuvati u papirnatom ili elektroničkom obliku.
Već je iz navedenih odredbi razvidno da se računi mogu čuvati i na papiru i u elektroničkom obliku.
Definicija računa nije navedena u računovodstvenim i poreznim propisima, ali Zakon o PDV-u (čl. 80.) propisuje da se računom smatra i račun izdan i poslan u elektroničkom obliku ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa.
Neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku, njegova vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost mora biti osigurana od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa (11 godina). Porezni obveznik samostalno odlučuje na koji način će osigurati navedena tri kriterija, a Zakonom o PDV-u (čl. 80.) je propisano da se to može ostvariti pomoću elektroničke razmjene podataka (EDI) ili naprednog elektroničkog potpisa ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga.
Vjerodostojnost podrijetla osigurava se na način da se može nedvojbeno utvrditi identitet izdavatelja računa, a cjelovitost sadržaja podrazumijeva da sadržaj računa nije izmijenjen do kraja razdoblja za pohranu računa. Čitljivost računa znači da je račun takav da ga se može pročitati te mora takav i ostati sve do kraja razdoblja za pohranu računa.
Uvažavajući sve prethodno navedeno, nameće se zaključak da porezni obveznici mogu odabrati hoće li račune čuvati na papiru ili u elektroničkom obliku uz uvjet da je vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa osigurana od trenutka njihovog izdavanja do isteka razdoblja za njihovo obvezno čuvanje (arhiviranje), a što se, između ostaloga, može osigurati i bilo kojom metodom poslovne kontrole kojom se oni mogu povezati s obavljenim ili primljenim isporukama dobara ili usluga.
Prema tome, možemo zaključiti da nema zakonske zabrane arhiviranja eRačuna u papirnatom obliku.
Postavlja se pitanje na koji način osigurati kriterij vjerodostojnosti, cjelovitosti i čitljivosti računa nakon postupka njegovog pretvaranja iz elektroničkog u papirnati oblik? Imamo li propise koji propisuju mogućnost i način takvog pretvaranja?
Imamo.
Naime, od 4.5.2019. na snazi je Pravilnik o provedbi Općeg poreznog zakona (Nar. nov., br. 45/19 - 16/25; u nastavku: Pravilnik o OPZ-u), a od 10.8.2019. i Pravilnik o pretvaranju knjigovodstvenih isprava koje se čuvaju u izvornom pisanom obliku u elektronički zapis (Nar. nov., br. 76/19; u nastavku: Pravilnik o pretvaranju), donesen na temelju Zakona o računovodstvu.
U oba pravilnika nalaze se odredbe o pretvaranju knjigovodstvene isprave iz papirnatog u elektronički oblik i iz elektroničkog u papirnati oblik. Mi ćemo se fokusirati na ovaj drugi postupak.
Prema čl. 3. Pravilnika o pretvaranju, ako se knjigovodstvena isprava koja je izvorno kreirana na nositelju elektroničkog zapisa ispisuje na papir, elektronički zapis pretvara se u papirnati oblik u kojem slučaju je potrebno papirnatom obliku knjigovodstvene isprave osigurati vjerodostojnost podrijetla. Smatrat će se da je osigurana vjerodostojnost podrijetla ako je knjigovodstvena isprava u papirnatom obliku istovjetna ispravi u elektroničkom obliku i ako se može metodom poslovne kontrole takvu ispravu povezati s isporukom dobra ili usluge.
Odredbom čl. 5. Pravilnika o pretvaranju propisano je da se tako pretvorena knjigovodstvena isprava smatra istovjetnom izvorniku i ima pravnu snagu prema trećim osobama kao izvornik. Navedeno se ne odnosi na isprave za koje je drugim propisima određena obveza čuvanja u izvorniku.
Kako se računi prema odredbama Zakona o računovodstvu i Zakona o PDV-u mogu čuvati u različitim oblicima, mišljenja smo da se odredba čl. 5. Pravilnika o pretvaranju primjenjuje i na račune.
Prema čl. 23. Pravilnika o OPZ-u, ako se knjigovodstvena isprava koja je izvorno kreirana u elektroničkom obliku ispisuje na papir, elektronički zapis pretvara se u papirnati oblik u kojem slučaju je potrebno papirnatom obliku knjigovodstvene isprave osigurati vjerodostojnost podrijetla. Smatrat će se da je osigurana vjerodostojnost podrijetla ako je knjigovodstvena isprava u papirnatom obliku istovjetna ispravi u elektroničkom obliku i ako se može metodom poslovne kontrole takvu ispravu povezati s isporukom dobra ili usluge.
Ovdje treba posebno obratiti pažnju na to da oba pravilnika koriste termine: „ako se knjigovodstvena isprava koja je izvorno kreirana na nositelju elektroničkog zapisa ispisuje na papir“ i „ako se knjigovodstvena isprava koja je izvorno kreirana u elektroničkom obliku ispisuje na papir“.
Ako pažljivo pročitamo navedene formulacije iz oba pravilnika, možemo zaključiti da u postupku pretvaranja knjigovodstvenih isprava iz elektroničkog u papirnati oblik mora pretvoriti izvorno kreirana isprava.
Nameće se logično pitanje, što se kod eRačuna smatra izvorno kreiranom ispravom?
Prema odredbi čl. 3. st. 1. toč. 1. Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (Nar. nov., br. 94/18), eRačun je račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.
Kako bi ova odredba, u kontekstu pružanja odgovora na naše pitanje, bila razumljiva svima, možemo reći da se strukturiranim elektroničkim oblikom eRačuna, odnosno njegovim izvornikom smatra njegov XML format.
Uvažavajući navedeno, u postupku pretvaranje eRačuna u papirnati oblik, u papirnati oblik pretvara se izvorno elektronički kreiran dokument, odnosno XML format dokumenta eRačuna.
Ovo ne znači da je PDF format dokumenta eRačuna nebitan u postupku pretvaranja. Upravo suprotno. Svrha PDF formata dokumenta je osigurati kriterij čitljivosti uglavnom „nečitljivog“ XML dokumenta, a svrha XML formata dokumenta je osigurati kriterije vjerodostojnosti i cjelovitosti računa.
Prema tome, ako porezni obveznik donese odluku da eRačune želi arhivirati na papiru, iz elektroničkog u papirnati oblik mora pretvoriti i XML i PDF format dokumenta.
Prvi (XML) kako bi osigurao kriterije vjerodostojnosti i cjelovitosti, a drugi (PDF) kako bi osigurao kriterij čitljivosti. Napominjemo još jednom da sva tri kriterija moraju biti osigurana od izdavanja računa pa do isteka razdoblja za njegovo arhiviranje (11 godina).
Nakon što je obavljen postupak pretvaranja iz elektroničkog u papirnati oblik, porezni obveznik mora biti u stanju nekom od metoda poslovne kontrole tako pretvoreni račun povezati s obavljenom ili primljenom isporukom dobara ili usluga.
Možemo zaključiti da bi pretvaranjem eRačuna u papirnati oblik na prethodno opisan način porezni obveznik zadovoljio uvjet iz čl. 5. Pravilnika o pretvaranju, odnosno da bi se tako pretvorena knjigovodstvena isprava trebala smatrati istovjetnom izvorniku i imati pravnu snagu prema trećim osobama kao izvornik.
Ima li arhiviranje eRačuna u papirnatom obliku ikakvog smisla u duhu sveopće digitalizacije poslovanja, promicanja zelene ekonomije i dr., to ostavljamo Vama na promišljanje.
I na kraju, iskreno se nadamo da će i Porezna uprava na ovo pitanje dati svoj odgovor i na taj način razriješiti sve daljnje dvojbe i nedoumice poreznih obveznika.
Prema nedavno objavljenom prijedlogu Zakona o fiskalizaciji kojim se od 1.1.2026., između ostalog, uvodi obveza izdavanja i fiskalizacije eRačuna u poslovanju poreznih obveznika, eRačuni će se morati čuvati u elektroničkom obliku (elektroničkoj arhivi) do isteka razdoblja za njihovo čuvanje - 11 godina.
----------
Osigurajte jednostavnu, brzu i praktičnu primjenu računovodstvenih, poreznih i ostalih propisa u praksi kroz neograničeno telefonsko savjetovanje, popuste na TEB-ovim seminarima i webinarima, stručne, aktualne i praktične članke, jedno pisano mišljenje i ostale pogodnosti. Detaljne informacije o svim pogodnostima koje ostvarujete odabirom TEB-ovog sustava usluga i pretplatom na časopis „Financije, pravo i porezi“ pogledajte na:
