Produžen rok čuvanja nekih knjigovodstvenih isprava

30. prosinca 2023. stupio je na snagu novi Pravilnik o proračunskom računovodstvu i Računskom planu (Nar. nov., br. 158/23; u nastavku novi Pravilnik). U tom trenutku prestao je važiti Pravilnik o proračunskom računovodstvu i Računskom planu (Nar. nov., br. 124/14 - 108/20; u nastavku stari Pravilnik), iako će se nastaviti primjenjivati u knjigovodstvenim evidencijama za 2024., a novi će se primjenjivati tek od 1. siječnja 2025. Novim Pravilnikom produžen je rok čuvanja nekih knjigovodstvenih isprava, o tome te o drugim novostima u vezi knjigovodstvenih isprava, ukratko pišemo u nastavku.

Što je knjigovodstvena isprava?

Knjigovodstvena isprava je ona poslovna isprava na temelju koje se poslovna promjena unosi u poslovne knjige. Novim Pravilnikom detaljno je definirana kao svaki interno ili eksterno sastavljen pisani dokument ili elektronički zapis o poslovnom događaju, a može biti i isprava primljena telekomunikacijskim putem, preslika izvorne isprave ili isprava na elektroničkom zapisu ako je na ispravi navedeno mjesto čuvanja izvorne isprave, odnosno razlog upotrebe preslike, potpisana od strane osobe koja ju je zaprimila.

Novi Pravilnik propisao je i obvezan minimalni sadržaj knjigovodstvenih isprava, pa tako one moraju sadržavati:

  1. naziv i adresu izdavatelja isprave,
  2. naziv primatelja isprave,
  3. naziv i redni broj knjigovodstvene isprave ili jedinstvenu identifikacijsku oznaku knjigovodstvene isprave,
  4. datum i mjesto izdavanja knjigovodstvene isprave,
  5. datum poslovnog događaja ako nije isti kao datum izdavanja,
  6. opis i sadržaj poslovnog događaja,
  7. novčani iznos ili cijenu po mjernoj jedinici s obračunom ukupnog iznosa
  8. potpis osobe odgovorne za sastavljanje knjigovodstvene isprave.

Isprava sastavljena kao elektronički zapis može umjesto potpisa odgovorne osobe sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za sastavljanje knjigovodstvene isprave ili jedinstveni identifikator koji predstavlja skup verificiranih procedura i pravila knjiženja poslovnih događaja ugrađenih u informacijski sustav ili mora biti potpisana sukladno propisima kojima se uređuje elektronički potpis.

Rokovi čuvanja knjigovodstvenih isprava

Prema novom Pravilniku propisano je da se obračunske isprave u vezi s plaćama ili analitička evidencija plaća čuvaju trajno, a najmanje jedanaest godina čuvaju se isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik, glavnu knjigu i u pomoćne poslovne knjige.

Promjena u odnosu na stari Pravilnik je produženje roka čuvanja knjigovodstvenih isprava na temelju kojih su uneseni podaci u pomoćne poslovne knjige (ranije je za te isprave bilo propisano čuvanje najmanje sedam godina). Međutim, i nadalje ostaje obveza čuvanja pomoćnih poslovnih knjiga najmanje sedam godina.

Rokovi čuvanja poslovnih knjiga

Dnevnik i glavna knjiga moraju se čuvati najmanje jedanaest godina, a pomoćne knjige najmanje sedam godina. Jednaki rokovi bili su utvrđeni i u starom Pravilniku.

Novim Pravilnikom propisana je nova vrsta poslovnih knjiga: Objedinjena glavna knjiga proračuna koja se sastoji od Glavne knjige proračuna i Glavnih knjiga proračunskih korisnika iz nadležnosti proračuna. Objedinjenu glavnu knjigu proračuna dužni su uspostaviti proračuni koji posluju preko jedinstvenog računa proračuna (državni proračun i JLP(R)S-i). Novim Pravilnikom nije propisan poseban rok za čuvanje ovih poslovnih knjiga, pretpostavljamo da će vrijediti oni za čuvanje glavne knjige i dnevnika – najmanje jedanaest godina.

Od kad teče rok čuvanja?

Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana proračunske godine na koju se odnose, a u praksi se jednako postupa i s knjigovodstvenim ispravama.

Drugi propisi

Rokovi čuvanja utvrđeni Pravilnikom o proračunskom računovodstvu primjenjuju se ako drugim propisima nije određen drugi (duži) rok.

Također, novi Pravilnik podsjeća da se za sve poslovne knjige i ostalu računovodstvenu dokumentaciju za koju tim Pravilnikom nije utvrđen rok čuvanja, primjenjuju rokovi iz propisa o arhivskom gradivu i arhivima te ostalim odgovarajućim propisima.

Znate li da nakon što se pretplatite na TEB-ov časopis „Financije, pravo i porezi“ OSTVARUJETE PRAVO NA NEOGRANIČEN BROJ BESPLATNIH TELEFONSKIH KONZULTACIJA (BEZ DOKUPA MINUTA) s TEB-ovim savjetnicima svaki radni dan od 8,00 do 14,00 sati?

Pretplatu na TEB-ov časopis „Financije, pravo i porezi“ možete naručiti na sljedećoj poveznici Naruči svoj primjerak FIP-a.

Natrag