FOTO: PIXABAY
U skladu s načelima održivosti i zelenog poslovanja postavlja se pitanje treba li radi čuvanja odnosno arhiviranja ispisivati dokumentaciju zaprimljenu i obrađenu digitalnim putem. Zakon o proračunu, podzakonski akti doneseni temeljem toga Zakona kao ni upute Ministarstva financija ne utvrđuju jasno postupanje s takvom dokumentacijom. Stoga, navodimo odredbe Zakona o proračunu i podzakonskih akata, kao i drugih propisa u kojima se spominju dokumenti u elektroničkom obliku.
U Zakonu o proračunu utvrđeno je da je knjigovodstvena isprava pisani ili u elektroničkom obliku pohranjen dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni. Odgovorna osoba proračunskog korisnika ili osoba koju ona ovlasti ovjerava svojim potpisom odnosno elektroničkim potpisom vjerodostojnost knjigovodstvene isprave. Podatke za unos u poslovne knjige odgovorna osoba osigurava i u pisanom obliku ili nekom drugom trajnom mediju.
Elektronički zaprimljenu dokumentaciju nije potrebno ispisivati radi arhiviranja, uz osiguranje svih preduvjeta za njeno elektroničko čuvanje.
Pravilnikom o proračunskom računovodstvu i Računskom planu utvrđeno je da se evidentiranje poslovnih događaja u poslovnim knjigama temelji na vjerodostojnim, urednim, istinitim i prethodno kontroliranim knjigovodstvenim ispravama. Pritom se knjigovodstvena isprava definira kao svaki interno ili eksterno sastavljen pisani dokument ili elektronički zapis o poslovnom događaju koji čini osnovu za unos podataka o poslovnom događaju u poslovne knjige. Knjigovodstvenom ispravom smatra se i isprava na elektroničkom zapisu ako je na ispravi navedeno mjesto čuvanja izvorne isprave, potpisana od strane osobe koja ju je zaprimila. Knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis može umjesto potpisa odgovorne osobe sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za sastavljanje knjigovodstvene isprave ili jedinstveni identifikator koji predstavlja skup verificiranih procedura i pravila knjiženja poslovnih događaja ugrađenih u informacijski sustav ili mora biti potpisana sukladno propisima kojima se uređuje elektronički potpis. Knjigovodstvene isprave se čuvaju kao izvorni pisani dokument ili na nositelju elektroničkog zapisa odnosno nositelju mikrografske obrade.
Sukladno Općem poreznom zakonu poslovne knjige i druge evidencije mogu se voditi i u elektroničkom obliku ako ti oblici knjigovodstva, zajedno s pritom primijenjenim postupcima, odgovaraju temeljnim načelima urednoga knjigovodstva. Pri vođenju poslovnih knjiga i drugih evidencija u elektroničkom obliku mora se osigurati da podaci u roku čuvanja budu raspoloživi i da se u svako doba unutar primjerenog roka mogu učiniti čitljivima. Tijek postupka mora se zajedno sa svim promjenama dokazati pomoću sustavne dokumentacije.
Zakon o fiskalizaciji definira eRačun kao račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. Ako je izdan prema odredbama ovoga Zakona (u .xml formatu, ovjeren aplikativnim certifikatom i vremenskim žigom što mu jamči cjelovitost i nepromjenjivost sadržaja), eRačun se smatra vjerodostojnom ispravom. Vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost eRačuna treba se osigurati od trenutka izdavanja eRačuna do kraja razdoblja za pohranu eRačuna.
Zakonom o općem upravnom postupku utvrđena je elektronička komunikacija javnopravnih tijela sa strankama i drugim osobama koje sudjeluju u postupku.
Uredbom o uredskom poslovanju utvrđeno je da se pismena primljena putem informacijskog sustava uredskog poslovanja ili drugog informacijskog sustava elektronički obrađuju, evidentiraju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja i u pravilu se ne ispisuju. Pri tom informacijski sustav uredskog poslovanja mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku.
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima regulira trajno čuvanje sadržaja zapisanog u digitalnom obliku kao i pretvorbu gradiva u digitalni oblik. Na snazi je i Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva koji regulira postupanje s gradivom u elektroničkom obliku, mehanizme (prije) predaje gradiva u elektroničkom formatu kao i ulogu kvalificiranog elektroničkog potpisa u navedenim procesima.
Za sva dodatna pitanja slobodno nam se obratite putem TEB-ovog telefonskog savjetničkog servisa.
----------
Osigurajte jednostavnu, brzu i praktičnu primjenu računovodstvenih, poreznih i ostalih propisa u praksi kroz neograničeno telefonsko savjetovanje, popuste na TEB-ovim seminarima i webinarima, stručne, aktualne i praktične članke, jedno pisano mišljenje i ostale pogodnosti. Detaljne informacije o svim pogodnostima koje ostvarujete odabirom TEB-ovog sustava usluga i pretplatom na časopis „Financije, pravo i porezi“ pogledajte na:
