Najčešće pogreške kod godišnjeg popisa

Krajem svake godine, sa stanjem na dan 31. prosinca, svi proračuni, proračunski i izvanproračunski korisnici obvezni su obaviti godišnji popis imovine i obveza. Godišnjim popisom usklađuju se knjigovodstvena stanja na stvarno stanje utvrđeno popisom. Iako se godišnji popis obavlja svake godine, još uvijek se kod velikog broja proračunskih subjekata pojavljuju nepravilnosti, koje su istaknute i u izvješćima o obavljenim revizijama Državnog ureda za reviziju[1]. U nastavku se prikazuju neke od tih nepravilnosti.

Obveze čelnika u vezi godišnjeg popisa

Nikolina_popis_1 

Popis nije cjelovit

Godišnjim popisom često nije obuhvaćena sva nefinancijska i financijska imovina te obveze korisnika, a na popisnim listama mora se popisati sveukupna imovina i sve obveze.

Popis financijske imovine, potraživanja i obveza u pravilu se obavlja prema knjigovodstvenom stanju. To znači da povjerenstvo za popis popisne liste sastavlja prema podacima iz analitičkih evidencija komitenata (vjerovnika i dužnika), te preispituje iskazana salda potraživanja i obveza na način da u zapisniku utvrđuje:

  • jesu li izvršena usklađivanja potraživanja i obveza s komitentima, ako su utvrđene razlike jesu li materijalno značajne te kako su razriješene,
  • postoji li pravni temelj za svako potraživanje i obvezu,
  • na temelju izlista starosne strukture potraživanja i obveza ocjenjuje postoje li zakašnjenja u naplati potraživanja odnosno obveza, razloge nepravovremene naplate ili isplate, je li pokrenut postupak za naplatu dospjelih potraživanja i sl.

Nefinancijska imovina popisuje se provjerom fizičkog postojanja i ocjenom uporabnih svojstava (da li je odgovarajuća za uporabu ili se treba povući iz uporabe (rashodovati) te zbrinuti kako se ne bi stvarali troškovi rukovanja/čuvanja imovine koja više nije za uporabu).

Popisne liste bez naznačenih vrijednosti

Suvremeni računovodstveni programi omogućavaju obradu popisnih materijala tako da se popis nefinancijske imovine obavlja skeniranjem ili bilježenjem inventarnih brojeva/kodova pojedinih predmeta (npr. inventarni brojevi dugotrajne nefinancijske imovine) - ako se radi o predmetima kojima povjerenstvo uporabno stanje ocjenjuje kao zadovoljavajuće. Nakon fizičkog popisa, kreiraju se popisne liste tako da se uz svaku popisom registriranu nomenklaturnu oznaku pridodaje pripadajuća novčana vrijednost iz knjigovodstvene evidencije te se upisuju i podaci o knjigovodstvenom stanju te imovine i iskazuju popisne razlike. Dakle, popisne liste imaju podatke o: ▪ stvarnom – popisnom stanju ▪ knjigovodstvenom stanju, te ▪ razlikama i to: količinama i vrijednostima. Kada povjerenstvo prilikom popisa naiđe na imovinu neodgovarajućeg uporabnog stanja, treba ju popisati na posebnim listama i predložiti čelniku daljnje postupanje s tom imovinom (popravak ili povlačenje iz uporabe – rashodovanje).

Popisne liste moraju sadržavati nazive predmeta popisa, količine i vrijednosti, za popisno (stvarno) stanje i knjigovodstveno stanje.

Oštećena i neupotrebljiva imovina, te sumnjiva i sporna potraživanja i obveze popisuju se na posebnim listama, a u izvještaju u popisu predlaže se daljnje postupanje s njima (prijedlog imovine za rashod, prijedlog za ispravak vrijednosti potraživanja, otpis obveza i dr.).

Izvještaj o popisu

Povjerenstvo za popis osim popisnih lista mora sastaviti Izvještaj o popisu i dostaviti ga čelniku, u roku koji je čelnik odredio odlukom.

Obveze povjerenstva za popis

Nikolina_popis_2

Završetak popisa i knjiženja

Rezultati godišnjeg popisa imovine i obveza - manjkovi, viškovi, rashodovanje imovine, otpis obveza i potraživanja, moraju se proknjižiti u godini na koju se odnosi godišnji popis - pod 31. prosinac (a to mora biti dan s kojim je popis obavljen), na temelju odluka čelnika ili drugog odgovarajućeg tijela (upravnog vijeća, predstavničkog tijela i dr.).

[1] Na internetskim stranicama Državnog ureda za reviziju (u nastavku: DUR) - www.revizija.hr, dostupna su Izvješća o obavljenim revizijama od 2007. do 2016. U ovome članku prikazane su neke utvrđene nepravilnosti, bez navođenja o kojim se pravnim osobama kod kojih su nepravilnosti utvrđene radi.

Natrag