Preuzimanje obveza (na teret proračuna)

Svi proračuni, proračunski i izvanproračunski korisnici utvrđeni u Registru proračunskih i izvanproračunskih korisnika, te JLP(R)S-i, obveznici su primjene Zakona o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru (Nar. nov., br. 78/15). Odgovorna osoba institucije (čelnik) odgovorna je za uspostavu i razvoj toga sustava. Taj Zakon propisuje komponente unutarnjih kontrola, to su:

  • kontrolno okruženje,
  • upravljanje rizicima,
  • kontrolne aktivnosti,
  • informacije i komunikacije i
  • praćenje i procjena sustava.

Kontrolne aktivnosti obuhvaćaju postupke i mjere koje proračunski subjekti poduzimaju radi smanjenja rizika, sa svrhom realizacije postavljenih ciljeva poslovanja. 

One uključuju pisana pravila, procedure, postupke i druge mjere ili aktivnosti radi smanjenja rizika na prihvatljivu razinu.

Navedene kontrole mogu biti prethodne i naknadne, a o njihovim oblicima odlučuje odgovorna osoba institucije uvažavajući posebnosti poslovanja institucije i poštivanje načela razdvajanja dužnosti. Neke aktivnosti sadržane su u okviru zakonskih propisa, a za neke je potrebna izrada internih procedura. Neophodno je internim aktima – uputama, procedurama i sl. urediti procese proračunskog ciklusa (planiranja, izvršavanja financijskih planova - prikupljanje prihoda i izvršavanje rashoda, nabavu i ugovaranje, evidentiranje poslovnih događaja i transakcija (uključujući prikupljanje, sastavljanje, ovjeru i kretanje knjigovodstvene dokumentacije), upravljanje imovinom itd.).(1)

Procedura stvaranja obveza
Stvaranje ugovornih obveza treba biti uređeno kroz pisanu proceduru koja treba jasno definirati tko i kako pokreće postupak ugovaranja, tko i kada obavlja kontrolu je li nabava u skladu s financijskim planom te je li postupak nabave koji se pokreće u skladu s planom nabave, tko i kada dodatno provjerava stvarnu potrebu za predmetom nabave, tko odobrava pokretanje nabave.(2)

Pisanom procedurom može se odrediti obavezno sastavljanje narudžbenice prije nastanka svake nabavke. U tom smislu, narudžbu treba odobriti za to određena ovlaštena osoba. da bi se nabava mogla poduzeti, treba provjeriti da li su planom osigurana sredstva. Može se propisati da se narudžbenice ne moraju sastavljati primjerice, kod nabavki knjiga preko interneta, prijava za usavršavanja putem interneta i sl., ali treba odrediti na koji način se i u takvim slučajevima ostavlja pisani trag o danom odobrenju čelnika (ili druge za to ovlaštene osobe, primjerice voditelja neke ustrojstvene jedinice i sl.) za takve „nabave“.

Pisanom procedurom može se odrediti u kojim se iznimnim slučajevima narudžbenice ne moraju sastavljati niti trebaju postojati pisana odobrenja za nabave. To može biti opravdano primjerice, kada se radi o nabavama koje na godišnjoj razini ne premašuju manji novčani iznos (primjerice 1.000 kn), kod stvaranja troškova reprezentacije kada ih stvaraju sami čelnici (koji bi prema proceduri i odobravali takve nabave) i sl. Međutim prije stvaranja takvih obveza treba uvesti neku drugu („kompenzirajuću“) kontrolu je li stvaranje takve obveze u skladu s financijskim planom odnosno proračunom (i o takvoj provjeri ostaviti pisani trag).

Je li nabava u skladu s planom?
Posljednjim izmjenama Zakona o proračunu iz 2015.(3) propisana je nova odredba prema kojoj proračunski korisnici državnog proračuna/proračuna JLP(R)S-a mogu preuzimati obveze na teret proračuna tekuće godine samo za namjene i do visine utvrđene financijskim planom ako su za to ispunjeni svi zakonom i drugim propisima utvrđeni uvjeti, osim ako Zakonom o proračunu(4) nije drugačije propisano (v. čl. 44. st. 1.). Ta izuzeća se praktički odnose na obveze povezane sa zaduživanjem države i s upravljanjem državnim dugom (koji su uređeni drugim odredbama toga Zakona) te na obveze preuzete na temelju međunarodnih sporazuma i projekata sufinanciranih iz sredstava Europske unije.

Kako su za neprimjenjivanje ove odredbe propisane, također nove, prekršajne odredbe, ističemo važnost njene primjene. Člankom 124. st. 1. toč. 8. Zakona o proračunu propisana je novčana kazna za pravnu osobu (od 500 tis. do 2 mil. kn), a čl. 124. st. 1. toč. 10. za odgovornu osobu institucije (od 50 tis. do 100 tis. kn).

Proračunski korisnici smiju preuzimati obveze na teret proračuna samo za namjene i do visine utvrđene financijskim planom.

Preuzimanje obveza na teret proračuna budućih razdoblja
Zakonom o proračunu propisano je također da proračunski korisnici državnog proračuna mogu preuzeti obveze po ugovorima koji zahtijevaju plaćanje u sljedećim godinama neovisno o izvoru financiranja, samo uz suglasnost Vlade, na prijedlog ministra financija. Iznimno, oni mogu preuzeti obveze po ugovorima koji zahtijevaju plaćanje u sljedećim godinama, uz suglasnost ministra financija, do iznosa ukupne obveze po ugovoru utvrđenog zakonom o izvršavanju državnog proračuna.

Jasno je da plaćanja koja proizlaze iz obveza preuzetih u skladu s navedenim, proračunski korisnici moraju kao obvezu uključiti u financijski plan u godini u kojoj obveza dospijeva. Navedeno se na odgovarajući način primjenjuje i na korisnike JLP(R)S-a. I ovo ograničenje ne primjenjuje se na obveze povezane sa zaduživanjem države i s upravljanjem državnim dugom te na obveze preuzete na temelju međunarodnih sporazuma i projekata sufinanciranih iz sredstava Europske unije.

[1] Ministarstvo financija, Priručnik za financijsko upravljanje i kontrole, Zagreb 2012. (str. 70. – 80.)

[2]Ibid

[3] Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o proračunu (Nar. nov., br. 15/15)

[4] Zakon o proračunu (Nar. nov., br. 87/08 - 15/15)

Natrag