Nije rijetko pitanje koje primamo putem telefonskog servisa: „Kako doći do podataka o vrsti, količini i vrijednosti neevidentirane dugotrajne nefinancijske imovine u poslovnim knjigama proračuna/proračunskih korisnika, te na koji način evidentirati tu imovinu u propisanim poslovnim knjigama? Zadnji takav upit primili smo od proračunskog korisnika kojemu je nadležni proračun naložio da utvrdi stvarno stanje svoje imovine – po vrsti, količini i pojedinačnoj vrijednosti (nabavnoj, ispravku i sadašnjoj vrijednosti), te da te podatke unese u novi program, kojeg su nabavili za sve svoje proračunske korisnike iz nadležnosti, radi jedinstvenog postupanja i lakše razmjene i obrade međusobnih podataka. U nastavku ćemo pokušati pojasniti odredbe propisa čija je „neprimjena“ dovela do ovakve situacije, te koje sve nepravilnosti navedeno postupanje povlači za sobom, ali i radnje koje je potrebno poduzeti, a za koje je primarno odgovoran čelnik proračunskog korisnika, kako bi se nefinancijska imovina konačno „uvela“ u propisane analitičke evidencije, ali i glavnu knjigu proračunskog korisnika.
Na početku treba istaknuti da Zakon o proračunu obvezuje sve proračune i proračunske korisnike na vođenje poslovnih knjiga, između ostaloga i pomoćnih, a Pravilnikom o proračunskom računovodstvu i Računskom planu propisana je kao obvezna pomoćna knjiga, pored ostalih, analitičko knjigovodstvo dugotrajne nefinancijske imovine.
Ta evidencija prema Pravilniku mora sadržavati podatke o imovini – po vrsti, količini i vrijednosti (nabavnoj i otpisanoj) te s drugim potrebnim podacima. Dakle, Pravilnikom je propisan samo minimalni sadržaj ove evidencije, a ostale „potrebne“ podatke koji će se upisivati i pratiti u toj evidenciji, određuje svaki proračun/proračunski korisnik za sebe.
Zakonom o proračunu (čl. 125. st. 1. toč. 43. propisana je novčana kazna za prekršaj odgovorne osobe proračuna i proračunskog korisnika u iznosu od 50 do 100 tis. kn ako JLP(R)S i proračunski korisnik nemaju poslovne knjige – dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige (iz čl. 102. st. Zakona).
Napominjemo da nepridržavanje odredbi o vođenju analitičke evidencije dugotrajne nefinancijske imovine i njenoj usuglašenosti s glavnom knjigom povlači za sobom i obavezu proračunskog korisnika da o toj nepravilnosti izvijesti kroz Izjavu o fiskalnoj odgovornosti (to je pitanje iz Upitnika o fiskalnoj odgovornosti pod red. br. 56.).
S obzirom da kod proračunskog korisnika iz našeg upita nije ustrojena analitička evidencija dugotrajne imovine i sitnog inventara na propisani način, u nastavku se pojašnjavaju još neke odredbe Pravilnika te postupci koje korisnik treba poduzeti.
Početno iskazivanje imovine
Sukladno čl. 18. Pravilnika imovina se početno iskazuje po trošku nabave (nabavnoj vrijednosti) odnosno, po procijenjenoj vrijednosti. Navedeno znači da se imovina po prvi puta uknjižava u poslovne knjige po trošku nabave, a kada on nije poznat, tada po procijenjenoj vrijednosti. Iskazivanje po procijenjenoj vrijednost primjenjujemo kada se radi o donacijama, viškovima ili u našem slučaju – postoji imovina u uporabi koja nije evidentirana pojedinačno po vrsti, količini i pojedinačnoj nabavnoj i otpisanoj vrijednosti. Može se pretpostaviti da vrijednosti koje proračunski korisnik iz našeg upita ima iskazane na računima glavne knjige i to odjeljka 0212 Poslovni objekti i podskupine računa 022 Postrojenja i oprema (dugovno) predstavljaju trošak nabave te imovine, te da svote na računu 02921 Ispravak vrijednosti građevinskih objekata i 02922 Ispravak vrijednosti postrojenja i opreme predstavljaju iznose ispravka vrijednosti koji je obračunavan koncem svake godine, primjenom propisanih stopa ispravka vrijednosti, a na osnovicu – vrijednosti s računa odjeljka 0212 i podskupine 022. Ukoliko je imovina prilikom nabave ispravno klasificirana na odjeljku 0212 i podskupini 022, ukoliko su s obzirom na to od trenutka nabave pa do sada, koncem svake godine primijenjene propisane stope ispravka vrijednosti imovine te ukoliko svih dosadašnjih godina nije bilo manjkova ni viškova te imovine, podaci o ukupnoj vrijednosti imovine iz glavne knjige su vjerojatno „točni“. Međutim, činjenica da navedeni podaci o imovini nisu iskazani pojedinačno, po vrsti, količini i vrijednosti - u pomoćnim knjigama znači da se cijelo vrijeme postupa suprotno odredbama čl. 97. i 98. Zakona o proračunu, te čl. 7. Pravilnika o proračunskom računovodstvu.
Usklađivanje knjigovodstvenog stanja godišnjim popisom
Također, s obzirom na činjenicu da ne postoje knjigovodstveni podaci o pojedinačnim vrijednostima imovine – nabavnoj vrijednosti, ispravku i sadašnjoj vrijednosti, znači da se svih ovih godina godišnji popis nije provodio.
Naime, godišnji popis je obaveza svakog proračuna odnosno proračunskog korisnika, da svake godine, sa stanjem na dan 31. prosinca popiše svu svoju imovinu (i obveze), a to znači provjeri njeno postojanje i kvalitetu (uporabno stanje), te takvo popisno stanje usporedi s knjigovodstvenim, te ga uskladi, prema popisnom stanju.
Bez obzira što je možda svake godine imovina proračunskog korisnika iz našeg upita „brojana i popisivana na neke popisne liste“, to se ne može smatrati obavljenim godišnjim popisom, jer nije bila moguća usporedba takvog popisnog stanja s knjigovodstvenim, jer knjigovodstvenog nije bilo, a posljedično nije nikada moglo biti provedeno usklađenje knjigovodstvenog stanja prema popisnom stanju. Navedeno nije u skladu s čl. 14. – 16. Pravilnika i neposredno utječe na realnost podataka iskazanih u financijskim izvještajima (primarno bilancama) za cijeli proteklo razdoblje.
Preporuka za postupanje
Prema svemu navedenome, u ovakvim situacijama preporučujemo obavljanje popisa navedene imovine odmah – u toku godine, i tom prilikom potrebno je izvršiti procjenu vrijednosti cjelokupne imovine za koju se ne vodi propisana analitička evidencija, rukovodeći se postojećim – zbirnim podacima iz glavne knjige, koja se vodi na gore navedenim računima te računima za nabavu opreme unazad 11 godina.
Naime, s obzirom da je propisani rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava na temelju kojih se podaci unose u glavnu knjigu 11 godina, na raspolaganju su svi ulazni računi za postrojenja i opremu (i sitni inventar) unazad 11 godina. Preporučujemo da se na temelju te dokumentacije utvrde pojedinačne nabavne vrijednosti nabavljene opreme proračunskog korisnika unatrag 11 godina. Ukoliko se prilikom popisa naiđe na imovinu koja je još starija, vrijednost tih predmeta popisno povjerenstvo treba odrediti procjenom (primjerice, za drvenu stolicu – nabavnu vrijednost 400,00 i isti ispravak vrijednosti, tako da je procijenjena sadašnja vrijednost 0,00 kn).
Također, svaki predmet koji se nalazi kod proračunskog korisnika prilikom obavljanja popisa treba obilježiti inventarnim brojem koji će predstavljati broj pod kojim će se taj predmet zavesti u pomoćnoj knjizi i ubuduće pratiti. Najbolje je kod obilježavanja koristiti naljepnice s bar kodom (svakom bar kodu treba pridružiti inventarni broj iz analitičke evidencije), radi jednostavnijeg obavljanja svakog budućeg godišnjeg popisa, koji će se provoditi krajem svake proračunske godine, na propisima predviđen način.
Što se tiče popisa nekretnina i utvrđivanja njihove vrijednosti, mišljenja smo da se radi utvrđivanja vrijednosti objekta mogu „preuzeti“ vrijednosti koje su iskazane u poslovnim knjigama, kako se ne bi stvarali dodatni troškovi angažiranja stručnjaka za procjenu vrijednosti nekretnina. Napominjemo da se knjigovodstvena dokumentacija o stjecanju nekretnina čuva trajno, prema posebnim propisima te da još uvijek u propisima o proračunskom računovodstvu nema odredaba o obavljanju revalorizacije imovine.
Zaključno
Može se zaključiti da je u našem slučaju nadležni proračun (JLP(R)S) opravdano zatražio od proračunskog korisnika iz nadležnosti da se sva imovina:
- popiše – po pojedinačnim vrijednostima, za svaki predmet opreme i postrojenja te objekt, te
- evidentira - uvede u propisanu pomoćnu knjigu dugotrajne nefinancijske imovine – po pojedinačnim vrijednostima, za svaki predmet opreme i postrojenja te objekta,
- te da se eventualno usklade podaci iz glavne knjige, prema tome popisnom stanju.
Dakle, čelnik proračunskog korisnika treba donijeti odluku o obavljanju popisa ove imovine, imenovati povjerenstva za popis, odrediti rok za taj posao, sastavljanje popisnih lista (koje će sadržavati podatke o procijenjenim nabavnim vrijednostima, ispravku vrijednosti i sadašnjoj vrijednosti), sastavljanje zapisnika o obavljenom popisu i dostavu istoga čelniku. A potom čelnik treba odlučiti o načinu knjiženja (osobe iz računovodstva pomažu kod sastavljanja te dokumentacije, ali čelnik kao odgovorna osoba – formalno kroz odluku o rezultatima popisa daje nalog za provođenje knjiženja prema rezultatima popisa), sve u skladu s čl. 14. – 16. Pravilnika o proračunskom računovodstvu.
Napominjemo da redovan godišnji popis ima kontrolnu svrhu i tada nije prikladno da osobe koje su izravno zadužene za rukovanje određenom imovinom sudjeluju u povjerenstvu za popis te konkretne imovine, a jednako tako ni osobe zaposlene u odjelu računovodstva koje imaju uvid u knjigovodstveno stanje te imovine. Međutim u ovakvim situacijama, kada se mora obaviti izvanredan popis imovine, u popis treba uključiti sve djelatnike. Pritom će osobe iz računovodstvenih odjela dati veliki doprinos, pripremom podataka iz ulaznih računa za nabavu opreme i postrojenja unazad 11 godina, koji su na raspolaganju (a čak i više godina od toga, ako dokumentacija nije bačena).
Na kraju preporučujemo dva članka u kojima je detaljno pojašnjeno postupanje s nefinancijskom imovinom, a koji su objavljeni u TEB-ovom časopisu Financije, pravo i porezi, koji mogu pomoći kod organizacije i provedbe ovog zahtjevnog zadatka.
Znate li da nakon što se pretplatite na TEB-ov časopis „Financije, pravo i porezi“ OSTVARUJETE PRAVO NA NEOGRANIČEN BROJ BESPLATNIH TELEFONSKIH KONZULTACIJA (BEZ DOKUPA MINUTA) s TEB-ovim savjetnicima svaki radni dan od 8,00 do 14,00 sati?
Natrag