Obračun i isplata plaće, naknade plaće i otpremnine mora se iskazati na novim obrascima, a iste propisuje Pravilnik o sadržaju obračuna plaće, naknade plaće i otpremnine (Nar. nov., br. 32/15; u nastavku: Pravilnik). Odredbama Pravilnika propisan je sadržaj 4 obračuna:
- isplaćene plaće i naknade plaće (Obrazac IP1),
- neisplaćene plaće ili naknade plaće (Obrazac NP1),
- isplaćene otpremnine (Obrazac IO1),
- neisplaćene otpremnine (Obrazac IO2). Primjena navedenih obračuna je obvezna od strane poslodavaca.
Obveza usklade postojećih obračunskih isprava
Poslodavci (pravne i fizičke osobe) su dužni najkasnije do 1.7.2015. uskladiti svoje postojeće obračunske isprave s odredbama Pravilnika. Novi propisani obrasci se mogu prilagoditi odnosno proširiti podacima koje vodi svaki poslodavac ponaosob, a samu prilagodbu i proširenje treba obaviti uz uvažavanje sadržaja, strukture i oblika propisanih obrazaca.
Isplata plaće na novim propisanim obrascima
Svi poslodavci koji isplaćuju plaće nakon 1.7.2015., isplaćene plaće moraju iskazati na propisanom Obrascu IP1. Evidencija o radnom vremenu je podloga za obračun plaće. Najkasnije 15 dana od dana isplate plaće poslodavac je dužan radniku dostaviti obračun isplaćene plaće. Na Obrascu IP1 može biti naveden potpis odgovorne osobe poslodavca ili se može navesti samo ime i prezime odgovorne osobe poslodavca. Pečat se ne mora stavljati na navedenom obrascu jer isti nije ni predviđen. Na Obrascu IP1 nije predviđeno iskazivanje doprinosa na plaću tj. za zdravstveno osiguranje, zaštitu zdravlja na radu i zapošljavanje.
Ako poslodavac ne isplaćuje plaće tada obračun istih iskazuje na propisanom Obrascu NP1. Poslodavac koji na dan dospjelosti ne isplati plaću (a i naknadu plaće ili otpremnine) ili ih ne isplati u cijelosti, dužan je do kraja mjeseca u kojem je dospjela isplata radniku dostaviti obračun iznosa koje je bio dužan isplatiti. Obračun neisplaćene plaće/naknade plaće/otpremnine je ovršna isprava, a sadrži potpis ovlaštene osobe i pečat poslodavca te podatak o danu dospjelosti plaće umjesto podatka o datumu određenom za isplatu plaće. Ako poslodavac na dan dospjelosti u cijelosti ne isplati plaću, dužan je radniku uručiti 2 obračuna, i to jedan za isplaćeni, a drugi za neisplaćeni dio plaće.
Doprinosi prema plaći koja se ne isplati do posljednjeg dana u mjesecu za prethodni mjesec moraju se obračunati i dospijevaju na naplatu do posljednjeg dana u mjesecu za prethodni mjesec. Ako plaću nije isplatio poslodavac s registriranim sjedištem ili mjestom poslovanja u drugoj državi članici EU, tada doprinosi dospijevaju na naplatu u roku od 8 dana od posljednjeg dana u mjesecu za prethodni mjesec.
Prekršaj poslodavca
Ako se radniku ne dostavi obračun dugovane, a neisplaćene plaće, naknade plaće ili otpremnine, ili ako obračun nema propisani sadržaj, poslodavac čini najteži prekršaj za koji je propisana novčana kazna u rasponu od 61.000,00 do 100.000,00 kn ako je poslodavac pravna osoba, a od 7.000,00 do 10.000,00 kn ako je poslodavac fizička osoba te odgovorna osoba pravne osobe.
Isplata neoporezivih primitaka
Poslodavac može dodati poseban redak na Obrascu IP1 ako neoporezive iznose nagrada, naknada i potpora isplaćuje na tekući račun, a ako isplatu istih obavlja u gotovu novcu putem blagajne, tada se navedeni podatak niti ne treba vidjeti na Obrascu IP1.
Isplata otpremnine
Kada se isplaćuje otpremnina, bez obzira da li je ista s osnove ozljede na radu ili profesionalne bolesti ili zbog poslovno i osobno uvjetovanog otkaza ugovora o radu ili zbog odlaska u mirovinu, ista se mora iskazati na novom Obrascu IO1. Ako se ne isplaćuje otpremnina tada poslodavac obračun iste treba iskazati na Obrascu IO2.