Često pitanje u praksi je pitanje: „Jesu li račun ili druga isprava valjani iako ne sadrže vlastoručni potpis odgovorne osobe?“ Odgovor na ovo pitanje treba potražiti u propisima koji uređuju obvezni sadržaj (i likvidaturu) knjigovodstvenih isprava.
Računovodstveni propisi zahtijevaju da se evidentiranje poslovnih događaja kod proračuna, proračunskih i izvanproračunskih korisnika obavlja samo na temelju vjerodostojnih, istinitih i urednih knjigovodstvenih isprava. Treba odmah napomenuti da nisu sve poslovne isprave i knjigovodstvene. Knjigovodstvene su one poslovne isprave koje prikazuju nastali poslovni događaj kojeg treba prikazati u poslovnim knjigama.
Primjerice, poslovne isprave kao što su zaključeni ugovori (o djelu ili autorskom djelu, kreditu, obavljanju građevinskih radova itd.), ponude, predračuni, ovjereni nalozi za plaćanje i sl. poslovne isprave nisu knjigovodstvene isprave, jer, s računovodstvenog stajališta, ne odražavaju nastale već potencijalne poslovne događaje. Kada se navedeni „poslovi“ realiziraju, sastavljaju se knjigovodstvene isprave koje predstavljaju dokumentaciju za knjiženje, primjerice to su obračuni ugovora o djelu, obračunske situacije, izvodi banaka o korištenju kredita, računi za nastale isporuke roba i usluga itd.
Knjigovodstvena isprava je pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni.
Pravilnik o proračunskom računovodstvu i Računskom planu (u nastavku: Pravilnik) zahtijeva da knjigovodstvena isprava bude vjerodostojna (potpuno i istinito odražava nastali poslovni događaj), istinita i uredna. Uredna je onda kada se iz njenog sadržaja nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njenog sastavljanja te narav, mjesto i vrijeme nastanka poslovnog događaja.
Prije unosa u poslovne knjige knjigovodstvene isprave moraju likvidirati ovlaštene osobe. Obavlja se kontrola:
- formalne ispravnosti (provjerava se sadrži li isprava sve važne podatke: naziv isprave, podatke o pravnim osobama, datume, iznose itd.),
- računske ispravnosti i
- materijalne ispravnosti (utvrđuje se dokazuje li isprava i opisuje poslovni događaj koji se dogodio i na temelju kojeg je ispostavljena).
Potpisivanje knjigovodstvenih isprava uređuje čl. 11. Pravilnika. Ta odredba propisuje da zakonski predstavnik ili osoba koju on ovlasti, potpisom na ispravi ili memoriranom šifrom ovlaštenja za transakciju jamči da je isprava istinita i da realno prikazuje poslovnu promjenu odnosno transakciju. Potpis zakonskog predstavnika ili druge ovlaštene osobe ili memorirane šifre ovlaštenja može se sagledavati u kontekstu ovjere isprave u trenutku kada se poslovna promjena dogodila i kada je sama isprava sastavljena odnosno u smislu potvrde o obavljenoj likvidaturi isprave.
Još o sadržaju isprave
Sadržaj knjigovodstvene isprave uređuju razni propisi. Tako primjerice, račun za obavljenu isporuku roba i/ili usluga poreznog obveznika PDV-a obavezno sadrži one elemente koji su kao obvezni propisani Zakonom i Pravilnikom o PDV-u, Zakonom o fiskalizaciji, Zakonom o porezu na dohodak (za isporuke obrtnika i osoba koje obavljaju samostalnu djelatnost a koje se oporezuju porezom na dohodak) itd. Porezni propisi ne zahtijevaju potpis odgovorne osobe kao obvezni podatak na računu.
Kada knjigovodstvenu ispravu ispostavljaju poduzetnici, tada, što se tiče njenog sadržaja i ovjere, osim poreznih propisa treba voditi računa i o propisima koji uređuju poslovanje poduzetnika. Primarno to su Zakon o trgovačkim društvima (koji propisuje sadržaj poslovnih papira općenito), te Zakon o računovodstvu (koji uređuje knjigovodstvene isprave). Zakon o računovodstvu propisuje da osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika ili osoba na koju je prenesena ovlast, potpisom na knjigovodstvenoj ispravi jamči da je ona vjerodostojna i uredna. Taj Zakon nadalje propisuje da kada je knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis može, umjesto potpisa osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika ili osobe na koju je prenesena ovlast, sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za njeno izdavanje ili mora biti potpisana sukladno zakonu koji uređuje elektronički potpis.
Osoba koja obavlja kontrolu knjigovodstvenih isprava kod proračuna, proračunskog i izvanproračunskog korisnika, mora poznavati sve propise koji uređuju sadržaj knjigovodstvene isprave, kako bi kvalitetno obavila likvidaturu (kontrolu i odobravanje) isprava. Znači kada je primjerice primljen račun od drugog proračunskog korisnika, on obavezno mora sadržavati potpis zakonskog predstavnika ili druge ovlaštene osobe ili memoriranu šifru ovlaštenja za transakciju. Ako je račun primljen od poduzetnika, on mora sadržavati potpis osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika ili druge ovlaštene osobe, ili mora sadržavati ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje isprave, ili mora biti potpisana sukladno zakonu koji uređuje elektronički potpis.
Nakon obavljene kontrole, osoba koja ju obavlja (a to može biti zakonski predstavnik ili osoba koju on ovlasti) dužna je na ispravu staviti svoj potpis o obavljenoj kontroli (ili memoriranu šifru ovlaštenja za transakciju).
Natrag