Piše: Mladen Štahan
Posljednja, ali ne i manje važna od prethodnih temeljnih menadžerskih funkcija je i funkcija kontrole i nadzora.
Temeljni cilj kontrole je zaštita i očuvanje imovine poduzeća te rast kroz ostvarivanje zadanih ciljeva (planova). Međutim, kontrola će povećati i pouzdanost financijskih izvještaja. Može se organizirati na različite načine, što ovisi o veličini, djelatnosti, lokaciji, organizaciji itd. Bitno je da troškovi kontrolnih postupaka ne budu nesrazmjerni s visinom mogućih gubitaka (koristi), ili da se poradi složenosti i dugotrajnosti kontrolnih postupaka ne usporava redovito odvijanje poslovanja. Stoga će se potanko kontrolirati materijalno značajne stavke i aspekti, a razina kontrole postupno će se smanjivati sve do manje značajnih događaja.
Sustav internih kontrola u poduzeću djeluje preventivno i naknadno, a sastoji se od međusobno povezanih i usklađenih organizacijskih, kontrolnih i drugih mjera, metoda, procedura i postupaka. O mogućnostima ustroja, oblikovanja i funkcioniranja ovog sustava, kao i o računovodstvenim i drugim kontrolama pisat ćemo u narednim brojevima TEB-ovog poslovnog infa.
Veliki i složeni gospodarski organizmi često će kao dio i glavnog nositelja svog sustava internih kontrola ustrojiti internu reviziju, dok bi jednostavniji i manji kroz vlastite procedure trebali razraditi kontrole na sebi primjeren način.
Također, kvalitetna komercijalna revizija trebala bi kroz provjeru postojanja i funkcioniranja internih kontrola i procjenu rizika pomoći u oblikovanju i poboljšanju primjerenih kontrolnih mehanizama.
Nepostojanje ili nefunkcioniranje kontrole ne mora značiti da nisu ostvareni primarni interesi vlasnika, menadžmenta i drugih zainteresiranih stranaka, no to zasigurno znači da ti interesi možda nisu ostvareni. Uz učestalu kontrolu će se problemi i rizici koji uzrokuju odstupanja od plana uočiti ranije, pa će se ranije moći poduzeti potrebne mjere i akcije.
Da bi se mogla provoditi kontrola potrebno je postaviti standardne veličine (normative) koje se mogu očekivati, odnosno one kojima treba težiti (plan) i utvrditi primjerene planske pokazatelje. Na temelju tako postavljenih standarda prati se i mjeri učinkovitost i djelotvornost ostvarenih rezultata kroz odstupanja od plana. Za praćenje i analizu odstupanja od prvorazrednog su značaja usporedni podaci prethodnih razdoblja, strukturna izvješća, indeksi i pokazatelji likvidnosti, zaduženosti, aktivnosti, ekonomičnosti, profitabilnosti itd.
Bez plana nije moguće ustrojiti primjerenu kontrolu, jer se ostvareni rezultati ne bi mogli mjeriti u odnosu na postavljene ciljeve, pa je u tom smislu sastavljanje plana vrsta kontrolne tehnike, odnosno planiranje u funkciji kontrole.
Nadalje, preduvjet djelotvorne kontrole je inzistiranje na odgovornosti. Odgovornost se može očekivati i tražiti samo ako postoje jasni ciljevi, jasne i razgraničene dužnosti, odnosno mora se jasno znati:
TKO, ŠTO, KADA I KAKO TREBA RADITI I ZA ŠTO JE TKO ODGOVORAN?
Pravovremena i kvalitetna informacija je važan resurs i pretpostavka donošenja ispravnih poslovnih odluka. Stoga na kraju ističemo važnost redovitog izvješćivanja menadžera o izvršenju plana i rezultatima kontrole, jer su te informacije važna pomoć i podrška kod upravljanja poslovanjem.
Natrag