Da bi menadžer mogao primijeniti svoja znanje i vještine o kojima smo ukratko pisali u prethodnim brojevima TEB-ovog poslovnog infa, mora pravodobno raspolagati sa svim potrebnim podacima i informacijama . Informacije su resurs sa zadaćom da upozore menadžera na važna pitanja i omoguće bržu i kvalitetniju reakciju, odnosno resurs koji može potaknuti uspješnost i ublažiti poslovne rizike.
Menadžere zanimaju sve one informacije koje mogu biti korisne za učinkovito upravljanje, odnosno koje mogu biti kvalitetna podloga za donošenje pravovremenih i ispravnih poslovnih odluka. To su podaci i informacije koje mogu biti podloga za planiranje, organiziranje, upravljanje kadrovima, odlučivanje, kontrolu i nadzor (menadžerske funkcije). Da bi bile korisne, informacije trebaju biti odabrane, pripremljene i prezentirane na primjeren način.
Kvalitetu informacija određuje pravilan izbor izvora. Unutarnji izvori su oni koje omogućuje informacijski sustav odnosno interni sustav evidentiranja, praćenja i izvješćivanja (računovodstvo, plan i analiza, interna revizija, kontroling), dok su vanjski izvori sredstva javnog priopćavanja, javna glasila, raznorazne brošure i bilteni, istraživanja, ispitivanja i sl.
Informacije za menadžere trebaju udovoljiti slijedećim zahtjevima:
Poznavanje nekog poduzeća odnosi se na poznavanje djelatnosti koju to poduzeće obavlja, poznavanje njegovih resursa, mogućnosti, prednosti i nedostataka (slabosti). Međutim, za uspješno poslovanje to uglavnom neće biti dovoljno, već treba poznavati mogućnosti, prednosti i nedostatke konkurencije, te tržište odnosno kupce kojima poduzeće upućuje svoje proizvode i usluge i dobavljače. Poznavanje i ocjena poduzeća i okružja zasniva se na brojnim i različitim podacima i informacijama.
Kvaliteta informacija može biti različita, i stoga je važno da se menadžeri usredotoče na relevantne informacije koje će utjecati na donošenje odluke i koje kvalitetno obrađuju neko važno pitanje. Adekvatnost informacije odnosi se na njezinu razumljivost i upotrebljivost.
Da bi bile upotrebljive, informacije moraju biti pravodobne, pouzdane, potpune i točne. Zakašnjela informacija najčešće je bezvrijedna, dok nepouzdana, nepotpuna ili netočna informacija može biti ne samo bezvrijedna nego i štetna, ako se na njoj zasnivaju poslovne odluke.
Informacije za menadžere trebaju biti sažete. Previše podataka i informacija, osobito nebitnih, odnosno preopširne informacije nepotrebno opterećuju pozornost menadžera i usporavju uočavanje bitnih pitanja, što otežava donošenje ispravne odluke. Pri tom, što je viša razima menadžmenta, to informacije trebaju biti sažetije. Svaka viša manadžerska razina obrade koristi podatke niže razine upravljanja ali u sve sažetijoj formi.
Informacije o budućnosti su procjene i planovi pa kod njihovog razmatranja treba voditi računa o tome da nisu posve pouzdane. Ipak, kako se može odlučivati samo o budućnosti, ove informacije mogu menadžerime biti korisnije od pouzdanih informacija (analiza) prošlosti.
Nisu sve informacije namijenjene svim menadžerima, već svaki menadžer treba dobiti informacije koje su njemu potrebne za konkretnu svrhu. Čak i kvalitetne informacije koje nisu potrebne određenom menadžeru, nepotrebno bi opteretile menadžera, usporile uočavanje bitnih pitanja i otežale donošenje ispravne odluke iz okvira stvarne nadležnosti.
Podatke i informacije uputno je uvijek objavljivati na isti način i dovoljno učestalo, a treba ih grupirati i rangirati po značaju, ovisno o nadležnostima menadžera kojem su upućeni.
Uspješni menadžeri znaju koji ih podaci i informacije trebaju zanimati, tko ih i kako treba pripremiti, znaju odrediti primjerene izvore, način i učestalost informiranja.
Natrag