Poduzetnici i drugi poslovni subjekti dužni su knjigovodstvene isprave, poslovne knjige i drugu dokumentaciju čuvati u rokovima propisanim računovodstvenim, poreznim, carinskim, deviznim, radnopravnim i dr. propisima.
Za pojedinu dokumentaciju različitim propisima propisani su različiti rokovi čuvanja. U tom slučaju dokumentaciju treba čuvati u najduže propisanom roku. Za dokumentaciju čiji rok čuvanja nije propisan zakonskom regulativom poduzetnik treba rok čuvanja utvrditi sam internim aktom.
Rokovi čuvanja
Knjigovodstvene isprave čuvaju se:
- isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu te pomoćne knjige - najmanje 11 godina,
- isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi - trajno.
Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.
Poslovne knjige (dnevnik i glavna knjiga, te pomoćne knjige) najmanje 11 godina.
Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.
Financijski izvještaji, godišnje izvješće i revizorsko izvješće (ako je poduzetnik obveznik revizije) čuvaju se trajno u izvorniku.
Koja se dokumentacija može baciti u 2022.?
S datumom 31.12.2021. istekao je rok za čuvanje:
- dnevnika i glavne knjige, te pomoćnih knjiga za 2010. godinu i
- knjigovodstvenih isprava nastalih u 2010. na temelju kojih su podaci uneseni u poslovne knjige.
Dakle, u 2022. godini možemo predati na uništenje poslovne knjige i knjigovodstvene isprave za 2010. godinu.
Uništenje dokumentacije
Poslovna dokumentacija i poslovne knjige kojima je istekao rok čuvanja uništavaju se na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim podacima, te u skladu s propisima o zaštiti okoliša.
Tijela javne vlasti, trgovačka društva i druge pravne i fizičke osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskoga gradiva u nadležnosti arhiva, prije izlučivanja i uništavanja dokumentacije kojoj je istekao rok čuvanja dužni su nadležnom državnom arhivu podnijeti prijedlog za odobrenje izlučivanja i uništenja dokumentacije i poslovnih knjiga. Prijedlog treba sadržavati popis – o vrsti, količini i vremenu nastanka gradiva te o osnovi za izlučivanje (propisane rokove čuvanja). Navedene osobe dokumentaciju kojoj je istekao rok čuvanja mogu uništiti tek po primljenom rješenju o odobrenju izlučivanja i uništavanja gradiva.
Što s dokumentacijom po prestanku društva?
Od 1.6.2022. godine, sukladno izmjenama Zakona o trgovačkim društvima, u slučaju likvidacije društva poslovne knjige i dokumentaciju društva za koju nisu istekli rokovi čuvanja kao i dokumentaciju koja se čuva trajno dužni su čuvati likvidatori ili povjeriti na čuvanje osobi koja pruža usluge pohrane poslovne dokumentacije u skladu s pravilima kojima se uređuje postupanje s arhivskim gradivom i arhivama. U sudski registar upisat će se kod koga su i gdje pohranjene poslovne knjige i dokumentacija društva. Naknada za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva podmiruje se na teret društva prije njegova brisanja.
U slučaju prestanka društva po skraćenom postupku bez likvidacije, poslovne knjige i dokumentaciju društva dužni su čuvati članovi društva (vlasnici) ili čuvanje povjeriti osobi koja pruža usluge pohrane poslovne dokumentacije.
Znate li da nakon što se pretplatite na TEB-ov časopis „Financije, pravo i porezi“ OSTVARUJETE PRAVO NA NEOGRANIČEN BROJ BESPLATNIH TELEFONSKIH KONZULTACIJA (BEZ DOKUPA MINUTA) s TEB-ovim savjetnicima svaki radni dan od 8,00 do 14,00 sati?
Pretplatu na TEB-ov časopis „Financije, pravo i porezi“ možete naručiti na sljedećoj poveznici Naruči svoj primjerak FIP-a.
Natrag