Mjere koje poduzetnici poduzimaju radi sprječavanja prijevara mogu biti različite i mnogobrojne. Obuhvaćaju propisane i fakultativne postupke, pa kod njihovog odabira menadžeri trebaju voditi računa o:
1) zakonskim obvezama,
2) odnosu očekivanih koristi s jedne i troškova s druge strane, kako troškovi kontrolnih postupaka ne bi bili nesrazmjerni s visinom mogućih gubitaka,
3) tome da zaštita treba biti dovoljno efikasna ali i jednostavna, kako kontrolne mjere radi složenosti i dugotrajnosti ne bi usporavale redovito odvijanje poslovanja.
Osnovne kontrole za sve poduzetnike, bez obzira na njihov pravni oblik i veličinu, propisuje Zakon o računovodstvu (ZOR). Poduzetnik je dužan prikupljati i sastavljati knjigovodstvene isprave, voditi poslovne knjige, sastavljati financijske izvještaje prema standardima financijskog izvještavanja i temeljnim načelima urednog knjigovodstva, na način da je moguće provjeriti poslovne događaje, financijski položaj i uspješnost poslovanja. Računovodstvena dokumentacija treba biti točna, potpuna, provjerljiva, razumljiva i zaštićena od oštećenja i promjena, a prije unosa u poslovne knjige mora se prekontrolirati. ZOR nadalje propisuje vrste, sadržaj i čuvanje knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga, te obvezu provedbe popisa (s navođenjem pojedinačnih vrijednosti imovine i obveza, u količinama i novčanom iznosu) i dr.
Zahtjevi Zakona mogu se odlukom menadžera dopuniti i drugim kontrolnim mehanizmima, kako bi se još bolje osigurala imovina, te potpunost, valjanost i točnost računovodstvenih evidencija, a slijedom toga i zakoniti financijski izvještaji.
Evidencije su potpune ako su sve nastale poslovne promjene iskazane u poslovnim knjigama, što se može osigurati slijedećim jednostavnim postupcima:
- knjigovodstvene (i druge) isprave unaprijed se (automatski) numeriraju u neprekinutom rastućem numeričkom nizu, od 1 na dalje;
- provođenje redovitog godišnjeg i povremenog izvanrednog popisa imovine i obveza, te usklađivanje knjigovodstvenog sa stvarnim stanjem;
- sve analitičke i sintetičke evidencije redovito se usuglašavaju, a neusuglašenosti istražuju i otklanjaju. U slučaju samo jednog unosa u analitičke evidencije koji se automatski prenosi u sintetičke evidencije, potrebno je prije unosa osigurati odgovarajuću kontrolu i nadzor;
- naknadne kontrole naručene, zaprimljene i fakturirane količine nekog inputa, naknadne kontrole novčanih primitaka i izdataka iskazanih na isplatnicama, uplatnicama i blagajničkom izvještaju, te usporedba sa stanjem gotovine i dr.
Kontrolni postupci
Za osiguranje valjanosti i točnosti odnosno istinitosti iskazanih poslovnih promjena koriste se računske kontrole i odobrenja ovlaštenih osoba, prikuplja se i uspoređuje cjelovita dokumentacija koja se odnosi na pojedini događaj. Ovaj postupak se naziva likvidatura, o čemu smo u više navrata detaljno pisali u TEB-ovom poslovnom infu.
Uz navedeno, često se provode i drugi jednostavni a učinkoviti kontrolni postupci, kao što su:
- razgraničenje dužnosti u odvijanju poslovanja po fazama, tako da u cjeloviti poslovni događaj bude uključeno više djelatnika koji se međusobno i kontroliraju. Primjerice, ova kontrola ne bi postojala kada bi ista osoba bila nadležna za izdavanje gotovih proizvoda iz proizvodnje i za njihovo zaprimanje u skladište gotovih proizvoda, i sl.
- nadzor nad radom djelatnika, bilo putem kontrole od strane voditelja pojedinih segmenata poslovanja, bilo na način da svaki djelatnik provodi svoja zaduženja samo ako su prethodni postupci drugih djelatnika ispravno obavljeni,
- ograničenje pristupa sredstvima, dokumentaciji i drugim podacima poduzetnika, na način da se imenuju odgovorni djelatnici za raspolaganje i korištenje pojedinih vrsta imovine, te da se drugima onemogući neovlašten pristup i Ovaj kontrolni postupak razumijeva ne samo zaštićena skladišta, nego i šifre kod unosa i korištenja različitih baza, računovodstvenih i drugih podataka, ograničen pristup ponudama, ugovorima, itd.
Već smo spomenuli da se za zaštitu imovine koristi redovita inventura imovine i obveza, izvanredni – ciljani popisi pojedine imovine i nadzor nad uporabom imovine.
Nepostojanje kontrola ipak ne mora uvijek značiti da se s imovinom postupa neprimjereno, ili da evidencije i financijski izvještaji nisu zakoniti. No, bez kontrole je gotovo nemoguće na vrijeme uočiti nastale i potencijalne prijevare (i pogreške) i poduzeti odgovarajuće akcije, pa zaključujemo da primjerena kontrola povećava sigurnost imovine i pouzdanost financijskih izvještaja.
Natrag