Zaključivanje i čuvanje poslovnih knjiga i druge dokumentacije

 

Nakon što su provedena sva knjiženja i sastavljena financijska izvješća za poslovnu godinu poduzetnici su dužni zaključiti poslovne knjige (dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige) i iste čuvati u propisanom roku. Ove obveze propisane su Zakonom o računovodstvu, a i Općim poreznim zakonom, a za ne postupanje na propisani način propisane su i visoke novčane kazne.

Zaključivanje poslovnih knjiga

Poduzetnik je dužan zaključiti svoje poslovne knjige na:

  • zadnji dan poslovne godine,
  • dan koji prethodi statusnoj promjeni,
  • dan prije prestanka obavljanja djelatnosti sukladno posebnim propisima ako je poduzetnik fizička osoba,
  • dan koji neposredno prethodi početku postupka likvidacije ili stečaja.

Dakle, poslovne knjige obavezno se zaključuju na zadnji dan poslovne godine, ali i u drugim propisanim slučajevima, a isto se odnosi na sva trgovačka društva, obrtnike obveznike poreza na dobit, kao i sve druge fizičke i pravne osobe koje poslovne knjige vode u skladu sa Zakonom o računovodstvu. Poduzetnik koji mijenja pravni oblik ne zaključuje svoje poslovne knjige zbog preoblikovanja.

Poslovne knjige moraju se zaključiti najkasnije četiri mjeseca nakon završetka poslovne godine. Dakle, poslovne knjige za 2016. treba zaključiti do 30.4.2017. (ako je poslovna godina jednaka kalendarskoj).

Poslovne knjige i knjigovodstvene isprave čuvaju se 11 godina. 

Zakon predviđa i mogućnost naknadnog otvaranja zaključenih poslovnih knjiga. Zaključene poslovne knjige mogu se ponovno otvoriti samo prije odobravanja financijskih izvještaja, ako je to potrebno kako bi se osigurao istinit i fer prikaz financijskog položaja i uspješnosti poduzetnika.

U slučaju likvidacije društva, poslovne knjige moraju se zaključiti na dan koji neposredno prethodi početku postupka likvidacije, a od dana ulaska u postupak likvidacije treba otvoriti nove poslovne knjige (poslovnu godinu) te iste zatvoriti s danom zaključenja postupka likvidacije.

Čuvanje poslovnih knjiga

Poslovne knjige, dnevnik i glavna knjiga, te pomoćne knjige, čuvaju se najmanje 11 godina. Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.

Ako se poslovne knjige vode kao elektronički zapis, glavna knjiga mora se nakon zaključivanja na kraju poslovne godine:

  • zaštititi na način da u istoj nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova, da je istu moguće u svakom trenutku otisnuti na papir i mora se potpisati elektroničkim potpisom sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu ili 
  • otisnuti na papir i uvezati na način da nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova i mora je potpisati osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika.

Poslovne knjige mogu se, ako poduzetnik tako odluči, čuvati izvan Republike Hrvatske, ali samo u drugoj državi članici EU. Napominjemo da je i u tom slučaju poduzetnik u svakom trenutku odgovoran za poslovne knjige te mora tijelima nadležnim za nadzor na njihov zahtjev bez odgađanja omogućiti korištenje istih za potrebe nadzora. Poduzetnik koji poslovne knjige pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup podacima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih poslovnih knjiga.

Ako je drugim propisima za druge potrebe propisano čuvanje ili odlaganje poslovnih knjiga u pojedinim registrima ili bazama, poduzetnik ne može, bez pisane suglasnosti nadležnog tijela, čuvati poslovne knjige izvan RH i dužan je bez odgađanja osigurati povrat poslovnih knjiga u RH i njihovo odlaganje sukladno tim propisima.

Čuvanje knjigovodstvenih isprava

Knjigovodstvene isprave čuvaju se:

  • kao izvorni pisani dokument, 
  • na nositelju elektroničkog zapisa ili 
  • pretvorene na nositelju mikrografske obrade.

Knjigovodstvene isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu, te  pomoćne knjige čuvaju se najmanje 11 godina. Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava iz počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.

Isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi čuvaju se trajno.

Knjigovodstvene isprave mogu se čuvati i u drugoj državi članici EU. U tom slučaju poduzetnik je u svakom trenutku odgovoran za knjigovodstvene isprave te mora tijelima nadležnim za nadzor na njihov zahtjev bez odgađanja omogućiti korištenje istih za potrebe nadzora. 

 

Natrag