Nastavno na članke iz prethodnih brojeva TEB-ovog Poslovnog infa, pokušat ćemo odgovoriti na pitanje - tko može, odnosno tko ne može biti likvidator knjigovodstvenih isprava?
O ovom pitanju Zakon o računovodstvu (ZOR), ali niti drugi propisi, ništa ne propisuju, osim da je "poduzetnik dužan odrediti odgovornu osobu za kontrolu vjerodostojnosti isprava koja će prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige provjeriti ispravnost i potpunost knjigovodstvene isprave te ju potpisati odnosno odobriti na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njegov identitet".
Iz odredbi ZOR-a čini se da likvidator mora biti fizička osoba, odnosno da to ne bi mogla pravna osoba. Međutim, nije propisano da likvidator mora biti zaposlen kod poduzetnika, pa te poslove može raditi radnik i/ili direktor trgovačkog društva, ali i vlasnik, zaposlenik računovodstvenog servisa koji vodi knjige za tog poduzetnika, ili bilo koja druga osoba. Nije propisano niti kako se provodi kontrola, ni koje kvalifikacije treba imati likvidator, pa izgleda kao da bi te poslove mogao raditi bilo tko.
To ipak nije tako. Jer, kada nema jasnih zakonskih odredbi, treba se osloniti na dobru računovodstvenu praksu koja je i ovdje postavila prilično čvrst okvir.
U Infu br. 5/16 pisali smo da likvidatura obuhvaća kontrolu biti nastalog poslovnog događaja, te formalnu i računsku kontrolu knjigovodstvene isprave. Da bi takvu kontrolu mogao kvalitetno provesti i preuzeti odgovornost za ispravnost i potpunost svake one isprave koju je odobrio za knjiženje, likvidator mora dobro poznavati računovodstvene, porezne i druge propise i praksu, ali i poslovanje konkretnog poduzetnika. Stoga bi kod imenovanja likvidatora poduzetnik trebao voditi računa o tome da likvidator može biti samo ona osoba za koju se razumno može pretpostaviti da je sposobna stručno i pošteno (da nije u sukobu interesa) prekontrolirati vjerodostojnost knjigovodstvene isprave.
Tko ne bi trebao provoditi likvidaturu?
Nadalje, budući je likvidatura kontrola, ne bi ju trebala provoditi osoba koja je sudjelovala (provodila, evidentirala) u događaju koji se kontrolira. Nije pouzdano kontrolirati samog sebe, jer se tako može lakše potkrasti pogreška, propust ili previd. Osim toga, u tom bi slučaju likvidator mogao i namjerno prikrivati neke radnje ili događaje, a prikriveni propusti ili pronevjere se ne bi mogli pravovremeno uočiti. Primjer takvog postupanja može se jednostavno objasniti slučajem u kojem bi likvidator bio zadužen za knjiženje dokumenata koje likvidira, ili kada bi npr. skladištar zadužen za imovinu u skladištu, sam radio inventuru tog skladišta, pa bi tako mogao sakriti ev. manjak za koji je odgovoran.
Usprkos tome, u mikro i malim trgovačkim društvima, koja nemaju zaposlenih radnika ili imaju vrlo mali broj zaposlenih, ovaj će rizik ponekad biti teško u potpunosti izbjeći. Tim više jer takvi poduzetnici obično nemaju dovoljno dokumentacije za čiju bi kontrolu trebalo 8 sati rada dnevno, pa će likvidatura biti samo dio radnih obveza nekog radnika.
Više likvidatora
Ako je likvidator direktor ili vlasnik (ili jedan od vlasnika) malog trgovačkog društva, koji nije dovoljno stručan ili ne želi provoditi formalnu i računsku kontrolu, poduzetnik može imati više likvidatora: npr. direktora za kontrolu biti nastanka poslovnog događaja, a radnika za formalnu i računsku kontrolu. Ovaj model valja primijeniti i u slučaju kada se za likvidaturu angažira djelatnik računovodstvenog servisa, ili neka druga osoba koja ne radi kod konkretnog poduzetnika. Takva bi osoba mogla obaviti formalnu i računsku kontrolu knjigovodstvenih isprava, ali bilo bi joj gotovo nemoguće obaviti kvalitetnu kontrolu biti nastalog poslovnog događaja. U tom slučaju bi kao dokaz vjerodostojnosti mogao poslužiti potpis ili paraf direktora odnosno druge odgovorne osobe na samoj ispravi (ili posebna pisana i potpisana izjava) prije formalne, računske te konačne likvidacije dokumenta.
Kada se za likvidatora imenuje osoba iz računovodstvenog servisa, ta osoba ne bi trebala voditi poslovne knjige za tog poduzetnika.
Pritom bi trebalo jasno odrediti - ugovoriti: tko je što i kako dužan prekontrolirati i likvidirati, na koji način će to označiti (da bi se mogao utvrditi njegov identitet), te za što je tko odgovoran.
Natrag