Zakon o računovodstvu (ZOR) donio je novosti od kojih neke još uvijek zbunjuju računovođe. Jedna od njih vezana je za likvidaturu (kontrolu) knjigovodstvenih isprava.
Likvidatura je važan dio računovodstvenog procesa, jer kvaliteta kontrole dokumentacije prije knjiženja izravno utječe na zadnju fazu tog procesa - na pouzdanost i kvalitetu financijskih izvještaja. A kako su za financijske izvještaje odgovorni svi članovi uprave i nadzornog odbora, odnosno svi članovi upravnog odbora i izvršni direktori (više o tome napisano je u prošlom broju TEB-ovog Poslovnog infa), menadžeri trebaju organizaciji i provedbi ove kontrole posvetiti primjerenu pozornost.
Likvidatura nije nov institut i, u sadržajnom smislu, bila je na praktično isti način propisana i do sada. Kako stari i novi Zakon propisuju samo obvezu kontrole vjerodostojnosti, urednosti i sadržaja knjigovodstvenih isprava prije njihova unosa u poslovne knjige, u nastavku kratko opisujemo način i postupke provođenja likvidature.
Provođenje likvidature
U skladu s dobrom praksom, prije nego odobri knjiženje nekog dokumenta, likvidator je dužan provjeriti njegovu potpunost, točnost i vjerodostojnost s formalnog i računskog aspekta, ali i bit nastalog poslovnog događaja.
Formalnom kontrolom provjerava se ima li isprava sve elemente propisane ZOR-om i da li su oni točni (naziv i broj dokumenta, podaci o trgovačkom društvu koje je izdalo dokument te naziv i adresa poslovnog partnera kojem je dokument upućen, datum nastanka događaja i datum sastavljanja knjigovodstvene isprave, opis poslovnog događaja, matični/porezni broj i dr.). Likvidator mora dobro poznavati računovodstvene i porezne propise, jer se najveći dio knjigovodstvenih isprava odnosi na račune čiji obvezni sadržaj, uz ZOR, uređuju i porezni propisi. Tako Zakon o PDV-u propisuje 10 obveznih elemenata računa, dodatne klauzule za oslobođenja od plaćanja PDV-a, prijenos porezne obveze, posebne postupke oporezivanja i samoizdavanje računa, te elemente pojednostavljenog računa. Također, Opći porezni zakon propisuje 4 obvezna elementa na računima za gotovinski promet, isječcima vrpce ili potvrdnicama iz naplatnih uređaja, a Zakon o fiskalizaciji u prometu gotovinom navodi 5 odnosno 3 obvezna elemenata za potrebe provedbe postupka fiskalizacije.
Likvidator treba prikupiti dokaze da je poslovni događaj nastao.
Računskom kontrolom ispituje se točnost iskazanih svota, zbrojeva, umnožaka, obračuna i dr.
Kontrola biti knjigovodstvene isprave, odnosno nastanka konkretnog poslovnog događaja najzahtjevniji je dio postupka likvidature. Prema ZOR-u, knjigovodstvena isprava mora biti takvada stručna osoba može iz nje nedvojbeno spoznati poslovni događaj. Da bi to bilo moguće, uz formalnu i računsku kontrolu, likvidator treba prikupiti dokaze da se je poslovni događaj prema konkretnoj ispravi doista i dogodio, koji i kada, da je bio iniciran i odobren od ovlaštene osobe, da je isporuka bila u skladu s narudžbom (rok isporuke, količine, kvaliteta i cijene) i dr. Kao dokaz nastanka događaja mogu poslužiti narudžbenice, dostavnice - primke, zapisnici, ugovori, izjave (potpisi) ovlaštenih i odgovornih osoba i dr.
Nakon provedene cjelovite kontrole, likvidator potvrđuje potpisom ili drugom oznakom na samom dokumentu, na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi identitet likvidatora, da je kontrola obavljena i da je dokument spreman (pogodan, ispravan) za knjiženje.
Isprave koje nemaju sve potrebne elemente, ili kad oni nisu sasvim jasni, potpuni ili točni (u cijelosti ili djelomično), kao reklamacija se vraćaju izdavatelju sa zahtjevom za dodatnim obrazloženjem, nadopunom, ispravkom ili storniranjem.
O drugim dvojbama vezanim uz likvidaturu nastaviti ćemo pisati u narednim brojevima TEB-ovog Poslovnog infa.
Natrag