U svakodnevnom poslovanju sastavljaju se i primaju razne knjigovodstvene isprave, spisi, zapisi i drugi dokumenti, te vode poslovne i druge pomoćne knjige. S vremenom registratora s dokumentacijom ima sve više, te zauzimaju puno dragocjenog prostora. Stoga se, obično nakon sastavljanja financijskih izvještaja i poreznih prijava te zatvaranja poslovnih knjiga, dokumentacija kao i poslovne knjige koje se odnose na prethodnu poslovnu godinu smještaju u arhivu. U arhivi se čuvaju do isteka propisanog roka za čuvanje kada se mogu uništiti, osim dokumentacije koja se čuva trajno (npr. financijski izvještaji, isplatne liste i dr.).
Iako se radi o privatnoj (vlastitoj) dokumentaciji poduzetnika (trgovačkih društava, obrtnika,…) i drugih pravnih osoba arhiviranje i uništenje ove dokumentacije nije u potpunosti slobodno, odnosno propisano je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama i njegovim podzakonskim aktima. Koje su obveze poduzetnika glede čuvanja i uništenja arhive?
Čuvanje dokumentacije
Poduzetnici i drugi imatelji arhivskog gradiva dužni su osigurati primjeren prostor i opremu za čuvanje i zaštitu arhivskoga gradiva. Primjerenim prostorom za arhivu smatraju se prostorije: koje su suhe, zračne i zaštićene od prodora vode; koje su udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja; koje su propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih), u kojima ne boravi i kroz koje se ne kreće drugo osoblje osim osoba zaduženih za arhivu.
Pohrana i čuvanje dokumentacije može se povjeriti i drugoj osobi registriranoj za poslove upravljanja i čuvanja poslovne dokumentacije.
Rokovi čuvanja propisani su računovodstvenim, poreznim, carinskim, deviznim, radnopravnim i dr. propisima. Za pojedinu dokumentaciju različitim propisima propisani su različiti rokovi čuvanja. U tom slučaju dokumentaciju treba čuvati u najduže propisanom roku.
Za dokumentaciju čiji rok čuvanja nije propisan zakonskom regulativom poduzetnik treba sam utvrditi rok čuvanja internim aktom.
Knjigovodstvene isprave na temelju kojih su podaci uneseni u:
- dnevnik i glav¬nu knjigu čuvaju se najmanje jedanaest godina,
- pomoćne knjige čuvaju se najmanje sedam godina.
Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.
Poslovne knjige čuvaju se:
- dnevnik i glavna knjiga – najmanje jedanaest godina,
- pomoćne knjige – najmanje sedam godina.
Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.
Slijedom navedenog, s 31.12.2013. istekao je rok za čuvanje:
- dnevnika i glavne knjige za 2002. godinu, te knjigovodstvenih isprava nastalih u 2002. a na temelju koje su podaci uneseni u ove poslovne knjige;
- pomoćnih knjiga za 2006. godinu, te knjigovodstvenih isprava nastalih u 2006. a na temelju koje su podaci uneseni u pomoćne knjige.
Društva u likvidaciji, po okončanju likvidacije obvezna su poslovne knjige i poslovnu dokumentaciju za koju nisu istekli rokovi čuvanja predati na čuvanje sudu na čijem području se nalazi sjedište društva.
Za bacanje (uništenje) dokumentacije potrebno je odobrenje državnog arhiva!
Uništenje dokumentacije
Po isteku roka čuvanja dokumentacije potrebno je nadčežnom državnom arhivu podnijeti na odobrenje prijedlog za uništenje određene dokumentacije. Prijedlog treba sadržavati popis – vrstu, količinu i vrijeme nastanka dokumentacije koja se uništava, te propisane rokove čuvanja.
Po primitku odorenja, dokumentacija se može uništiti. Pri uništavanju dokumentacije moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka, te zaštite okoliša.
DETALJNIJE O TEMI:
Priručnik „Arhiviranje dokumentacije kod poduzetnika, proračunskih korisnika i neprofitnih organizacija", TEB Zagreb, 2012.