FOTO: FREEPIK
Čuvanje računa, knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga poduzetnika propisano je Zakonom o računovodstvu, Općim poreznim zakonom, Zakonom o fiskalizaciji, Zakonom o PDV-u te drugim posebnim propisima.
Čuvanje računa i knjigovodstvenih isprava
Prema odredbama Zakona o računovodstvu, knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade, u sljedećim rokovima:
- isplatne liste – najmanje 6 godina
- analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno
- isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu, te pomoćne knjige – najmanje 11 godina, osim ako nije drukčije propisano zakonom kojim se uređuje fiskalizacija.
Zakonom o fiskalizaciji propisano je da je porezni obveznik izdane i zaprimljene eRačune dužan čuvati u izvornom obliku u roku od 6 godina od isteka godine u kojoj su eRačuni izdani, pod uvjetom da je za njih proveden postupak fiskalizacije eRačuna. Nakon isteka tog roka podaci iz Sustava za fiskalizaciju čuvaju se u Poreznoj upravi u skladu s rokom propisanim Zakonom o računovodstvu.
Slijedom navedenih odredbi poduzetnici (porezni obveznici) dužni su eRačune za koje je proveden postupak fiskalizacije čuvati 6 godina, a račune izdane i primljene u papirnatom ili nekom drugom obliku (koji nisu izdani kao eRačun prema Zakonu o fiskalizaciji), kao i ostale knjigovodstvene isprave, najmanje 11 godina.
Nadalje, skrećemo pozornost i na odredbe Općeg poreznog zakona kojim je propisano da se evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave te druge evidencije čuvaju 10 godina od početka tijeka zastare, ako posebnim propisom nisu propisani dulji rokovi.
Prema Zakonu o PDV-u računi se mogu čuvati u papirnatom ili elektroničkom obliku u rokovima propisanima Općim poreznim zakonom. Međutim, dokumentacija koja se odnosi na oporezivanje nekretnina po ovome Zakonu mora se čuvati 10 godina od isteka godine na koju se odnosi.
Čuvanje poslovnih knjiga
Poslovne knjige, dnevnik i glavna knjiga, te pomoćne knjige, čuvaju se najmanje 11 godina.
Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.
Ako se poslovne knjige vode kao elektronički zapis, glavna knjiga mora se nakon zaključivanja na kraju poslovne godine:
- zaštititi na način da u istoj nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova, da je istu moguće u svakom trenutku otisnuti na papir i mora se potpisati elektroničkim potpisom ili
- otisnuti na papir i uvezati na način da nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova i mora je potpisati osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika.
Dokumentacija za koju je istekao rok čuvanja
Dana 1.1.2026. prestala je obveza čuvanja knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga za 2014., te poduzetnici iste mogu uništiti.
Napominjemo da, analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi, kao i financijske izvještaje treba čuvati trajno.
Za sva dodatna pitanja slobodno nam se obratite putem TEB-ovog telefonskog savjetničkog servisa.
----------
Osigurajte jednostavnu, brzu i praktičnu primjenu računovodstvenih, poreznih i ostalih propisa u praksi kroz neograničeno telefonsko savjetovanje, popuste na TEB-ovim seminarima i webinarima, stručne, aktualne i praktične članke, jedno pisano mišljenje i ostale pogodnosti. Detaljne informacije o svim pogodnostima koje ostvarujete odabirom TEB-ovog sustava usluga i pretplatom na časopis „Financije, pravo i porezi“ pogledajte na:
