FOTO: TEB POSLOVNO SAVJETOVANJE d.o.o.
Nakon što su provedena sva knjiženja i sastavljena godišnja financijska izvješća poduzetnici su dužni zaključati poslovne knjige (dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige), te poslovne knjige i knjigovodstvene isprave čuvati u propisanim rokovima.
Zaključavanje poslovnih knjiga
Trgovačka društva, obrtnici obveznici poreza na dobit, kao i sve druge fizičke i pravne osobe obveznici poreza na dobit dužne su zaključiti svoje poslovne knjige na:
- zadnji dan poslovne godine,
- dan koji prethodi statusnoj promjeni,
- dan prije prestanka obavljanja djelatnosti sukladno posebnim propisima ako je poduzetnik fizička osoba,
- dan koji neposredno prethodi otvaranju stečajnog postupka ili pokretanju postupka likvidacije.
Poslovne knjige moraju se zaključiti najkasnije četiri mjeseca nakon završetka poslovne godine. Dakle, poduzetnici kojima je poslovna godina jednaka kalendarskoj poslovne knjige za 2024. trebali su zaključiti do 30.4.2025.
Zakon predviđa i mogućnost naknadnog otvaranja zaključenih poslovnih knjiga. Zaključene poslovne knjige mogu se ponovno otvoriti samo prije odobravanja financijskih izvještaja, ako je to potrebno kako bi se osigurao istinit i fer prikaz financijskog položaja i uspješnosti poduzetnika.
U slučaju likvidacije društva, poslovne knjige moraju se zaključiti na dan koji neposredno prethodi početku postupka likvidacije, a od dana ulaska u postupak likvidacije treba otvoriti nove poslovne knjige (poslovnu godinu) te iste zatvoriti s danom zaključenja postupka likvidacije.
Poduzetnik koji mijenja pravni oblik nije dužan zaključiti svoje poslovne knjige zbog preoblikovanja.
Čuvanje poslovnih knjiga
Poslovne knjige, dnevnik i glavna knjiga, te pomoćne knjige, čuvaju se najmanje 11 godina.
Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.
Ako se poslovne knjige vode kao elektronički zapis, glavna knjiga mora se nakon zaključivanja na kraju poslovne godine:
- zaštititi na način da u istoj nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova, da je istu moguće u svakom trenutku otisnuti na papir i mora se potpisati elektroničkim potpisom ili
- otisnuti na papir i uvezati na način da nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova i mora je potpisati osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika.
Čuvanje knjigovodstvenih isprava
Poduzetnici su knjigovodstvene isprave dužni čuvati u sljedećim rokovima:
- isplatne liste – najmanje 6 godina
- analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno
- isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu, te pomoćne knjige – najmanje 11 godina.
Rok čuvanja isplatnih listi i knjigovodstvenih isprava na temelju kojih su podaci uneseni u poslovne knjige počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.
Knjigovodstvene isprave mogu se čuvati:
- kao izvorni pisani dokument,
- na nositelju elektroničkog zapisa ili
- pretvorene na nositelju mikrografske obrade.
Čuvanje u i izvan RH
Knjigovodstvene isprave i poslovne knjige u pravilu se čuvaju u poslovnom prostoru (arhivi) poduzetnika, no iste se mogu predati na čuvanje društvima i organizacijama koje se time profesionalno bave. Knjigovodstvene isprave, osim u RH, mogu se čuvati i u drugoj državi članici EU. Napominjemo da je i u tom slučaju poduzetnik u svakom trenutku odgovoran za knjigovodstvene isprave i poslovne knjige te mora tijelima nadležnim za nadzor na njihov zahtjev bez odgađanja omogućiti korištenje istih za potrebe nadzora.
Poduzetnik koji knjigovodstvene isprave i poslovne knjige pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup podacima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih poslovnih knjiga.
Ako je drugim propisima za druge potrebe propisano čuvanje ili odlaganje knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga u pojedinim registrima ili bazama, poduzetnik ne može, bez pisane suglasnosti nadležnog tijela, iste čuvati izvan RH.
----------
Osigurajte jednostavnu, brzu i praktičnu primjenu računovodstvenih, poreznih i ostalih propisa u praksi kroz neograničeno telefonsko savjetovanje, popuste na TEB-ovim seminarima i webinarima, stručne, aktualne i praktične članke, jedno pisano mišljenje i ostale pogodnosti. Detaljne informacije o svim pogodnostima koje ostvarujete odabirom TEB-ovog sustava usluga i pretplatom na časopis „Financije, pravo i porezi“ pogledajte na:
