FOTO: PEXELS
Knjigovodstvena isprava je pisani dokument ili elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju i čini osnovu za unos podataka o poslovnom događaju u poslovne knjige. Knjigovodstvene isprave moraju se sastavljati i prikupljati, a poslovne knjige voditi na način da je moguće provjeriti poslovne događaje, te financijski položaj i uspješnost poslovanja društva. Sastavljanje i sadržaj knjigovodstvenih isprava, te kontrolu i potvrdu vjerodostojnosti knjigovodstvenih isprava propisuje Zakon o računovodstvu.
Sadržaj knjigovodstvene isprave
Knjigovodstvena isprava se mora sastaviti odmah po nastanku poslovnog događaja, bez odgode, te mora biti takva da stručna osoba može iz nje nedvojbeno spoznati poslovni događaj.
U praksi se često postavljaju pitanja: Koje sve podatke knjigovodstvena isprava mora sadržavati, mora li na računu biti naveden naziv poduzetnika - kupca, mora li račun ili druga knjigovodstvena isprava biti potpisana?
Prema Zakonu o računovodstvu knjigovodstvena isprava mora sadržavati sljedeće podatke:
- naziv i broj knjigovodstvene isprave ili jedinstvenu identifikacijsku oznaku knjigovodstvene isprave,
- opis sadržaja poslovnog događaja,
- identifikaciju sudionika poslovnog događaja,
- novčani iznos ili cijenu po mjernoj jedinici s obračunom ukupnog iznosa,
- datum poslovnog događaja, ako nije isti kao datum izdavanja knjigovodstvene isprave,
- datum izdavanja knjigovodstvene isprave,
- potpis osobe odgovorne za sastavljanje knjigovodstvene isprave.
Dakle, knjigovodstvena isprava mora sadržavati naziv (odnosno ime i prezime) sudionika poslovnog događaja (primjerice, u slučaju računa to su podaci o kupcu i dobavljaču), te sve druge podatke iz kojih se može spoznati poslovni događaj. Knjigovodstvena isprava mora biti potpisana od strane osobe koja je odgovorna za njeno sastavljanje, a knjigovodstvena isprava sastavljena kao elektronički zapis može umjesto potpisa osobe odgovorne za njeno sastavljanje sadržavati:
- ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za sastavljanje knjigovodstvene isprave ili
- jedinstveni identifikator koji predstavlja skup verificiranih procedura i pravila knjiženja poslovnih događaja ugrađenih u informacijski sustav ili
- mora biti potpisana u skladu s propisima kojima se uređuje elektronički potpis.
Izdani račun, umjesto potpisa, može sadržavati ime i prezime osobe odgovorne za njegovo izdavanje, a račun za gotovinski promet kod obveznika fiskalizacije oznaku operatera na naplatnom uređaju.
Osim Zakona o računovodstvu, sadržaj knjigovodstvene isprave uređuju i drugi propisi. Tako primjerice, račun za obavljenu isporuku roba i/ili usluga mora sadržavati podatke propisane poreznim propisima (Zakonom o PDV-u odnosno gotovinski račun podatke propisane Općim poreznim zakonom), propisima o fiskalizaciji, te posebnim propisima (Zakonom o trgovačkim društvima – koji propisuje sadržaj poslovnih papira općenito, Zakonom o ugostiteljskoj djelatnosti propisano je da ugostitelj kod pružanja usluga smještaja u računu mora navesti iznos turističke pristojbe, itd.).
Napominjemo da porezni propisi ne propisuju potpis odgovorne osobe kao obvezni podatak na računu. To znači da potpis na računu nije uvjet da bi porezni obveznik po primljenom računu mogao odbiti pretporez.
Kontrola i vjerodostojnost knjigovodstvene isprave
Knjigovodstvena isprava mora biti vjerodostojna, uredna i sastavljena na način da osigurava pravodobni nadzor. Prema Zakonu o računovodstvu vjerodostojna knjigovodstvena isprava pisana je isprava, elektronički zapis ili zapis knjigovodstvene pisane isprave ili elektroničkog zapisa na nositelju mikrografske obrade čiji sadržaj samostalno ili povezan sa sadržajem drugih vjerodostojnih knjigovodstvenih isprava navedenih u toj ispravi točno, jasno i potpuno odražava činjenično stanje relevantno za određeni poslovni događaj te ako sadržava sve propisane podatke. Knjigovodstvena isprava je uredna kada se iz nje nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja i njezin materijalni sadržaj (narav, vrijednost i vrijeme nastanka poslovne promjene).
Prije unosa podataka iz knjigovodstvene isprave u poslovne knjige poduzetnik ili osoba koju on odredi (likvidator) dužan je provjeriti vjerodostojnost knjigovodstvene isprave te je potpisati ili odobriti na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njegov identitet. U slučaju knjigovodstvene isprave sastavljene kao elektronički zapis kontrolu i verifikaciju poduzetnik osigurava u skladu s internim pravilima i procedurama.
----------
Osigurajte jednostavnu, brzu i praktičnu primjenu računovodstvenih, poreznih i ostalih propisa u praksi kroz neograničeno telefonsko savjetovanje, popuste na TEB-ovim seminarima i webinarima, stručne, aktualne i praktične članke, jedno pisano mišljenje i ostale pogodnosti. Detaljne informacije o svim pogodnostima koje ostvarujete odabirom TEB-ovog sustava usluga i pretplatom na časopis „Financije, pravo i porezi“ pogledajte na:
